范建勇 暴寒婷
中国地质科学院水文地质环境地质研究所 河北 石家庄 050061
进入21世纪以来，信息化技术不断发展，在协同办公领域涌现出了以致远等为代表的知名品牌，在推动我国管理工作进步、提升管理效益方面发挥了重要作用。随着信息技术的成熟，科研院所的信息化建设越来越重要，协同办公管理系统在日常管理中发挥的作用也越来越明显。中国地质科学院水文地质环境地质研究所原有的公文系统由于技术局限，与主流市场协同办公软件相比，功能简单、智能化程度不高、经常出现各种问题，已不能满足新形势下智能化协同办公的需要，仅限于单一的收发文及内部签报的流转，应用场景少，智能化程度低，不能真正实现协同办公、绿色办公、无纸化办公，不能适应当前信息化技术快速发展和智能办公、协同办公的需要，拟通过协同办公管理系统的安装和使用，大幅提升单位协同办公管理水平，但一套软件要想充分发挥效用，必须牢固树立问题导向、目标导向，必须与单位所要解决的具体问题、工作场景中的紧迫需求紧密结合，只有这样，协同办公管理软件才能最大化地发挥其协同的真正使命。因此，为配合协同办公管理系统推进，有必要组织人员对单位办公自动化、所务公开的需求及优化进行深入研究[1]。
协同办公系统在进行总体规划时，充分考虑了技术的发展方向，选择目前协同办公软件市场先进和成熟的技术作为整个系统的技术架构，保证系统有不断发展和扩充的余地。系统设计和开发时充分考虑各业务层次、各环节管理中数据处理的便利和可行，把满足业务管理作为第一要素考虑。在系统设计中，充分考虑了系统的安全性和可靠性，采用多种安全防范技术和措施，保障系统的信息安全，保障系统长期稳定可靠运行，同时在系统设置充分考虑系统运行性，达到“简便、实用、快捷、安全、准确”的目的[2]。
1.1 制式表单设计
根据中国地质科学院水文地质环境地质研究所规章制度，对各职能管理部门现行的表格、流程进行认真研究，与相关管理人员一对一地进行深入沟通，努力使相关管理工作规范化、制式化、流程化，减少工作随意性。重点对100余项事务公开内容进行了认真分析，分别制定制式表格，提升现有事务公开的规范性、可控性、可测性。
1.2 管理流程优化再造
结合任务管理、目标管理、审批管理、督办管理推进，对单位内部流程进行优化设计，着力使单位领导安排部署的每一项工作都能精准的落实到具体责任人、明确完成期限、督办人，切实使每项工作有部署、有检查、有反馈、有考核，充分调动相关人员积极性和主动性，显著提升管理效能[3]。
1.3 实施经验总结
研究所协同办公管理系统建设较晚，但可以发挥后发优势，充分学习借鉴已实施单位好的做法和先进经验，在其工作经验基础上，进一步完善研究所工作方案，优化系统设计，实现后来居上，努力建设一个在全局系统引领性的办公系统。
1.4 办公自动化建设预期
通过在研究所实施致远协创G6-V5协同工作系统，提供文档管理、系统管理等应用模块，使研究所日常公文传送等信息在领导、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，全面提高办公效率和管理应用水平。
根据致远协创协同办公管理系统“实施快、易学易用、安全稳定”的特点，此次研究所协同办公管理系统共录入人员300余人，制作流程表单251个，无流程表单27个，公文表单29个。
2.1 基础信息搭建
2.1.1 公文运转。以往的公文运转均为手动登记、人工传阅，耗时耗力，如果某一个节点出现问题，尝尝延误公文批转。协同办公管理系统通过将公文流转线上化，真正实现了绿色、高效、便捷的公文运转新理念。
2.1.2 收文。办公室文秘为收文的唯一录入口径，设立文件管理员，通过表单形式录入来文单位、标题、紧急程度、是否归档、来文日期、来文文号进行初步登记，通过添加正文和附件形式将收文文本录入，按照拟定的流程由办公室主任审核，按办公室主任拟定意见发所领导批示，按所领导批示意见发主办部门、协办部门，具体执行由主办（协办）部门办理。通过网上运行，极大地缓解了由于领导出差、开会而形成的办文时间问题，也极大地降低了因口头传达而导致消息传导有误的问题，所有流程、批示均在协同办公管理系统留痕，作为查找存档的参考依据。
2.1.3 发文（含签报）。以研究所属各部门为单位，以职工为录入点，对研究所职工授权发文拟文权限，规定发文拟文格式，进一步对各部门职工加强公文写作培训，大力提高发文质量第一关，设置了上报、平行、下行的发文模板，在发文模板的基础上细化的将水研发、水研党发，以及各职能处室的内部发文，签报发文进行统一管理，规范标准化审批流程，实现审批闭环，有效的提升了发文整体质量，避免出现在人工传阅发文、审批中的遗漏、延误等问题[4]。
2.1.4 工作督办。实现了线上工作督办，设置督办事项工作单及重点工作责任分工落实情况表，及时掌握全所各部门、各重点工作完成情况，以及文件办理进展情况，有效提升了行政事务执行力，极大地推进了研究所重点工作完成度。按研究所规章制度要求，及时发布督办催办单，实现线上督办，线下催办相结合，综合推进工作督办力度。
2.1.5 电子化审批。完善了事务电子化审批及流程，通过前期对各职能部门的调研及上线测试，最终按部门种类划分制作流程表单251个，无流程表单27个，公文表单29个，对全所各类事务实行综合线上管理申请、审批模式，整合了之前单一的公文系统，极大地满足了急速办公的需求。
2.1.6 合同管理。在研究所规章制度要求下，进一步规范合同申请、管理、审批、归档工作，按照合同分类及合同责任部门设置节点分支，保证流程连贯性、准确性，确保合同申请的有效性、管理的连贯性、审批的严谨性、归档的完整性。按合同分类、分管领导权限严格划分合同申请批示流程分支，确保合同在申请过程中不被追回、退回，增设驳回及返回申请人功能，严格履行合同管理制度。
2.1.7 资产管理。建立研究所特有的资产管理模块，改变了传统的人工录入资产模式，形成了从采购、入库、出库的全模式流程管理。放开设备查询权限，对资产实行入库即公开的新管理模式。增设了预算编制、材料（耗材）、化学药品申请等模块，全力打造有预算、有审批、有批示、有备案的全新资产入库、出库模式，解决了以往购置与发放有时存在不一致等问题。创新建立野外仪器贡献共享平台，合理规划设备、仪器使用范围，最大限度的发挥设备使用的功能性，做好统筹设备管理的同时，最大化发挥设备使用频率。
2.1.8 档案归档。在收文、发文、签报单中增加归档选项及提示，按照部门及发生的时间顺序自动进行归档，所有文件可实现实时查看，查找对文件的领导批示情况、人员浏览情况、文件办结情况，极大地缩减了档案管理及文书归档人员的工作压力。
2.1.9 车辆管理。设置车辆管理模块，取消了原始纸质派车单，防止先用车后补单，规避了巡视、审计风险[5]。建立了公务用车申请单和地调科研野外用车申请单，对通过公开招标签订合同的司机及车辆均录入系统，按使用人员提出的要求进行综合选择，增加归队功能，避免了以前纸质审批流程派车及归队不及时造成的审计等问题。
2.2 其他信息搭建
2.2.1 特色功能。整合原研究所内网、财务系统、地质云系统、办公系统实现链接，将内网整体迁移至协同办公管理系统，实现在研究所内局域网登录浏览内网，验证后进入协同，操作简单，使用便捷，真正达到了高效、便捷进行各事务的无缝连接操作与浏览。在系统上线后，按照使用人员的实际要求，进一步增加了公文套红、人员档案、通讯录、薪资查询等功能。
2.2.2 内网设置。实现了研究所内网与协同办公管理系统的互相联动一键登录，按照研究所内网原有的模块建立了内网，主栏目设置了事务公开、财务系统、科研成果、地质云、设备管理、图书资料、门户网站等栏目，并建立了通知公开、新闻中心、文件发布、会议纪要、情况通报、科研成果、资源共享等多个模块，实现了公文一键发布、事务公开一键发布、部门负责人审批发布快捷、有效、安全的网络发布模式。
2.2.3 领导日程。增设了领导日程标题栏，对领导日程安排派专人定期提醒，领导安排可实现提前录入、当天录入、按实际发生录入等方式，通过电脑端、手机端进行录入，方便快捷，解决了研究所职工因办理事务找不到领导多次跑办，也能使所领导第一时间掌握职能部门负责人工作情况。
2.2.4 设立事务公开专栏。务公开模块按照部门及管理权限划分为重大事项、行政事务管理、党务及党风廉政建设管理、工会管理、财务管理、科技与外事管理、人事教育管理、安全生产与保密管理、资产与基建管理、监督执纪管理、社会项目及成果转化管理、信息与图书资料管理、后勤及物业管理、离退休管理，实现了对事务公开进行统一化、规范化管理。
2.2.5 手机App软件。通过VPN的介入，及手机App的使用，已解决绝大多数科研人员异地办公等流程管理，极大地减轻了科研人员的跑事务、办事务的工作压力。编印了协同办公管理系统的培训手册，召开了全所的系统培训。
2.3 完善功能模块
2.3.1 系统管理。可以分别设置部门、职务级别、岗位信息并匹配到职工的基本信息中，可以对各种工作流程、格式内容进行自定义、制定系统模版并授权给相应的人员使用，也可以对数据进行备份、恢复。
2.3.2 表单管理。可以直接调用各种Word、Excel文件并以正文的方式发送处理，可以调用系统模版、对正文（事务）进行回退、终止、撤销，也可以加签、转发、修改表单流程。
2.3.3 文档管理。可以实现对文档的分类管理、文件夹进行授权管理、文档借阅、移动（映射）操作、排序，可以对文档条件查询、文件夹和文档树型结构显示，实现文件夹的授权继承性。
2.3.4 公共信息。可以发布公告、调查、讨论，按照职务级别、部门或全部发布信息，由文档管理员对已经发布的公告、调查、讨论进行删除或归档。
2.3.5 常用工具及个人设置。可以查询和本人有关的协同办公管理、公文和公共信息、自定义外部联系人和查询，通过在线信息实现沟通、实现代理设置，指定一个代理人处理与本人有关的事务，也可以对个人模板进行删除等维护。
办公自动化与所务公开需求侧流程优化研究将最前沿、最流行的科学管理思维，以及单位管理实践运用信息化方式展现出来，实现了表单制式化设计、管理流程优化再造、已导入单位成功经验总结集成，提出了一套切实管用有效的需求侧清单，保障了协同办公管理系统和内网办公自动化顺利实施，新建成的办公系统改变了以往传统系统协同化、智能化程度不高、功能单一、内网与协同办公系统分离运行、归档查找不方便、信息统计不方便、公开内容格式不规范、工作很难留痕等诸多沟通、审批效率低下问题，打通了内网与协同办公系统数据连接，实现了不受时空限制的移动审批办公，减少了信息不对称，降低了沟通成本，大幅提升工作效率，基本实现了无纸化办公，有力提升了工作执行力，极大地减轻了科研人员的跑事务、办事务的工作压力，有效提升了办公自动化管理水平，具有开创性意义，内网协同联动的设计理念处于领先地位。
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