□文/顾蕙恩
（无锡市疾病预防控制中心 江苏·无锡）
［提要］近几年，共享系统被开发到各级行政事业单位当中，但是因为行政事业单位会计的特殊性，在模块设置、审计、数据采集等方面都需要进行针对性优化，基于特殊业务也需要进行特别处理。本文对共享系统在实际运用中的特点及问题进行探析。
无锡市财政局围绕“互联网+政务服务”和国家大数据发展战略需要，通过公开招标的形式引入财务共享模式，率先实现在政府部门建立财务共享中心，从人员经费支出、公务活动支出和其他支出等3个模块实现统一财务制度规范、报销流程及平台管理，先行覆盖全市56个市级单位，进一步实现了财务工作的智能化，也为疫情背景下的政府财务工作做出重要转折。
各级政府单位因为业务类型不同，又因为涉及经费类目不同，导致长久以来相比较企业的系统都相对滞后，但随着经济的发展，各个政府部门被赋予了更多的职能，在经费使用上也存在着更多的形式，而传统支付方式下的手工签字以及材料支持流程，已经无法满足现代化政府财政功能的需求，对于共享系统从顶层设计到需求调研只能先行先试，逐步探索谋划。
长久以来，在行政机关都存在着业务与财务分离的情况，即业务部门对于经费使用的途径以及支出业务情况都缺乏完整的了解，而财务部门对于业务部门前期如何规划使用经费也认识不足，无法掌握经费的动态，而共享系统可将业务财务一体化，通过对支出业务和审批流程的规范统一，将业务表单化，将表单流程化，将流程信息化，在审批、支付、报销、核算全流程业务闭环运行的基础上实现业务数据与财务数据的共享融合。
实施财务共享是行政事业单位财务管理转型升级的重要实现方式，有利于单位从粗放式管理向精细化管理转变，从线下管理向线上智能管理转变，更好发挥部门单位的自主性，通过共享系统单位可以自主设立审批方式，让更多的部门参与进来，进一步提升财务管理水平和效能。
（一）行政事业单位共享系统简述。共享系统设计为人员经费、公务活动及其他支出三大体系，包含16个模块。人员经费包括在职人员工资福利、离退休工资津贴、各类津补贴、社会保障费及其他人员费用。公务活动涉及差旅费、培训、会议、公务接待、劳务费、因公出国和公务出行。其他支出包含办公用品采购、印刷品、采购计划项目和其他支出。其体系和模块设计基本覆盖了机关事业单位的基本运转业务，包括举办学术论坛、专业培训讲座、物资采购等，且具体某项会涉及多个模块的使用，以举办培训为例，经办人就需要使用劳务费、印刷品、差旅费和其他支出。这样的分模块处理，便于财务数据的整理、分析和审核，同时可动态生成分析图标，侧面反映出单位的运行情况。具体框架体系和业务支付类型如表1所示。（表1）
表1 框架体系和业务支付类型一览表
（二）财务共享支付流程梳理。财务共享软件的全面推行意味着全部走线上流程，让经办人、部门领导、分管领导等不同层级的人员可以全面参与进来，从多个角度判断经费使用以及资料上传的合理性。相比纸质填报相比，透明度、效率、专业度全面提高，但是因为模块繁多，所以在共享系统具备不同的特点，最基本的流程包括前置申请及正式申请，参与人员一般包括经办人（申请人）、部门领导、分管领导、财务主管、分管不同类目的部门领导及出纳，而人员整体体系和采购计划项目只需要正式申请，不需要前置申请，常规出差流程如图1所示，正式报销流程如图2所示。（图1、图2）
图1 常规出差流程前置申请流程图
图2 正式报销流程图
（三）不同模块所需材料简析。人员经费系统的5个模块都只需要正式申请，正式材料为盖有单位公章的文件、人员发放明细，如果是丧葬费、外派补贴等特殊人员费用则需上传所证资料，确保真实有效。目前，机关事业单位比较常见的是业务会议出差，包括差旅费、因公出国和公务出行模块。该前置申请需要填写预算金额，需要考虑出差人数、出差天数、公共交通费用以及可能产生的会务费，而配置的资料包括会议文件、参与人员名单、参会时间等，确保会议的真实可靠性。正式报销时，则需要在共享系统内上传车票、发票等原始凭证，计算差旅补贴需考虑出差地点、出行工具等因素。例如：出差至海南，其差补会高于省内城市，且会因为季节不同进而调整。若出行采用的是公共交通工具，比如高铁、火车等则可以获得交通补贴，但是若采用的公务车或者私人车辆前往则不能获得。
培训、会议这两大模块基本用于外部会议，由会议产生的会务费、专家讲课费。近年来，受新冠肺炎疫情影响，培训分为线上培训和线下培训，相比线上培训，实地培训需要提交具体场务费明细、参会人员差旅费、住宿费、快餐费确认签字名单，此外，因目前在培训会议方面有着严格的预算控制，需要经办人对于单项经费进行复核。
采购计划项目包括车辆维护、物业维护等大额项目，根据目前财政规定，该部分属于政府采购，政府采购在整个财务共享中属于较为特殊的部分，因为其费用严格按照规定以及前期预算，所以需要在支付系统（一体化）进行录入，而在财务共享系统则不需要完成前置申请，只需要完成正式申请，但是相应的发票、合同资料也应该进行上传，共享系统对于政府采购的意义更多在于留痕与审核。
针对劳务费模块，这几年行政事业单位的专业能力越来越受重视，也有不同地区不同单位的专家被邀请至单位进行培训、讲课，为保证专款专用，收款人必须为每个专家本人，且必须有车票原件，因为讲课培训的特殊性，在前置中必须有邀请函、人员名单、培训日程等辅助信息，而到了正式报销，确认金额后进行支付。
公务接待作为每年审计工作的重中之重，对于整个流程都会进行监控，包括接待人员的级别、数量及接待缘由，内部为了加强监控，在常规发票、文件之外，还要求另外补充一份说明，明确具体参与人员及人均经费。
办公用品采购、印刷品和其他支出则代表着单位日常的运转，因为其使用人员极多、涉及范围极广，而管理口径每年也存在调整，也是单位内部财务管理的重心，财务部门往往会与行政、业务、采购等部门共同制定审核表格。
（一）系统设置缺乏灵活性———以差旅费为例。共享系统虽然从流程上进行了一定的优化，但是部分设置仍然缺乏灵活性，这边以差旅费为例进行分析，未采用共享系统之前，采用的是纸质版差率报销单，对于出差流程、补贴金额都有比较详细的申报过程，对于连续出差至多个城市参与多个会议也可以明确，但是共享系统在填写过程中需要逐个添加信息，有时特别复杂的情况还需要再填写纸质的行程单以确认实际的费用。目前，填写模块采用的是某固定的报销规定，并不适用每个单位的差旅交通补贴情况。在正式报销阶段，如果是多人出行，在前置申请可以显示具体出行人员姓名，但是到了正式申请时则只有出行人数，可能会带来重复报销的风险。表2为纸质与共享差旅交通费申报对比。（表2）
表2 纸质与共享差旅交通费申报对比一览表
（二）无法及时、长期知晓支付情况的“共享”。申报单到达出纳后，经办人（申报人）只能知晓共享系统上的状态，即在前置申请和正式申请阶段可以知道最新的进度，但是当出纳收集完整纸质资料后，点击送达一体化系统，共享系统显示已支付。财政拨款指标需要申请后才能下达，很多专项经费并不会在年初下达，或者因为部门规划需要根据月度、季度计划逐步下达，所以不能马上进行款项支付，中间存在时间差，存在经办人（申报人）不能及时知晓正确支付的时间，对公转账也不能及时查询，面对合作单位的问询，只能通过与出纳合作手动查找支付信息来解答。
此外，每年共享系统都会进行一年一次的信息归集，以往只需要在已完成单据中查询，但一旦进入新的会计年度则需要前往首页的个人信息查询系统进行查询，且付款信息也会出现缺失的情况，在往年制作但未完成最终支付的单据会可能会丢失，需要经办人（申报人）重新填制单据并二次审批。
（三）共享系统的风险管理。从线下纸质填报到全线上申请，对于单位内部审计提出了极大的挑战，目前行政事业单位主流的还是纸质材料审计，对于IT审计这一概念还缺乏一定的认知，对于财务人员的配备和职业素养都提出了较高的要求。目前，系统内部已经设置了基础的风险提示功能，比如未附材料等，但是对于转款人信用异常、大额转账提示、机密材料审核等还缺乏有效的风控措施。因无法进行实时采集前置申请中业务数据和财务数据，导致只能对已经发生并产生费用的结果性数据进行监控，无法对前期的风险进行预知和预警，虽然有前置申请这个理念，但普遍认识不深，利用率不足。
（四）模块中缺少专业提示。根据共享系统的设置每个人都会使用到系统，但是每年使用的频率每个人存在差异，有一些工作人员一年可能只使用1～2次，且受制于对财务知识的了解，对于其使用流程和注意都缺乏了解，导致出错率较高，相应模块中也没有简单的说明，主要还是依靠同事间的问询。另外，前文中提到共享系统中不同模块所需要上传的资料、文件和原始凭证，且每年都存在调整，目前还是采用内部商议的模式，其时效性存在疑问，在业务招待费等特殊模块暂时也缺乏相应的提示。行政事业单位在审核过程中（如过桥过路及停车费）涉及大量的发票，数额相对较小，数量较多，作为审核者，需要逐个打开图片审核，是目前财务工作中的痛点与难点。
（五）税务功能待优化。与企业相比，行政事业单位因为单位性质对于很多税种都不涉及，也很少有机关事业单位设置税务专员这个岗位，对于税法没有全面的认识，目前系统中对于个人劳动报酬个税还存在漏洞，还是采用手工计算的方式。
（一）充分调研，描绘蓝图。根据财政部印发的《行政事业单位内部控制规范》（2012），坚持“行业共建 服务共享”，努力做成试点示范的标准，集成最优方案的通道，搭建各方协同的机制。建议无锡市财务共享系统采用“三步走”战略进行项目实施，配合顶层设计以及下属单位的实质性需求制定近期、中期及远期规划，确保财务共享系统建设能够顺利落地。
在模块设计上，需要充分考虑不同类型单位的不同业务需求，又需要在法律法规、政策合法合规范围内，建议同时与行政事业单位及法规制定部门对接，采用问卷、访谈等形式获取信息数据，再落实至系统，收集人员内测信息，不断反馈、优化，最终推广至整个无锡市。（图3）
图3 调研落地流程图
（二）完善技术体系，确保稳定运行。财务共享平台目前采用微服务架构，实现了基本的组件化、服务化，也让系统拥有独立的可扩展性，每个微服务都可以根据业务的实际增长情况进行横向或纵向扩展，保持独立的可升级性。
因支付系统财务在近几年不断更新，更是在2022年度直接采用省一体化支付平台，加大了对财务共享平台的数据对接难度，同时考虑到退款等实际问题，还需要共享平台专线与银行对接，提升信息技术运维力度，确保财务收支精准及资金安全，也可以更加让所有使用者获取财务共享信息。
（三）加强风险管理。适当强化对财政资金分配使用等权力集中的部门和岗位的内部控制，减少中间存在可操作性的环节，建议直接对接“公务之家”差旅报销App，实现差旅报销的“一键化”与全程“电子化”。
加强对于前置申请的重视程度，对于大额预算及非常规业务增加风险提示功能，同时配备专用电子凭证柜，改善财务整体服务支撑水平，确保电子数据安全传输和存储，对于录入时间较长的数据也可以进行查询。
（四）培育专业人员，确保改革有效落地。新系统的上线到落地，需要大量的人员提供专业支持，建议从四个方面做好组织管理工作：一是加强技术人员组织。系统运营、更新过程中难免出现技术问题，组建由10余名专业技术人员组成的服务队伍，为突发事件提供技术以及答疑服务。二是进一步强化资金管理办法。组建工作小组制定共享中心工作规则、考勤考核办法等，并及时公布考核信息。三是提升服务质量。多渠道开展学习，不断提升行政事业单位财务人员业务能力和服务水平，除了编写系统操作说明书、定期发布业务服务提示，还应定期举办线下培训会、答疑会，创建线上沟通群，将近期共同的操作问题进行分享。四是服务决策支撑小组。选出不同部门及不同条线的代表，定期就使用中的问题反馈至开发技术组。
（五）引入税务因素，进一步完善合理性。在已有的系统模板中暂时未考虑税务因素，如在业务中涉及到个税部分目前主要依靠手工制作Excel表格，并另外上传，作为附件，考虑到个税作为财务工作中极为重要的组成部分，可以与税务局达成合作关系，邀请税务专家对系统优化进行指导。
综上，通过对无锡市级市财务共享模式的探索，对未来的财务发展趋势塑造了一个框架。财务将逐步通过系统建设、流程再造、业务重组充分结合业务实质，从自我赋能到合作赋能，发挥财务的集约价值，通过自动化、智能化的手段，实现财务流程端到端的优化，完成从价值守护到价值创造的转型，最终搭建完整的财务生态模型，翻开财务领域的新篇章。
目前，平台建设尚处于初期，难免会存在一些问题，需要持续总结优化，同时也需要各个部门的支持，对接包括资产、国库、预算、政采、决算等平台，才能真正达到“财务共享”。
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