朱小慧 丁华东/上海大学文化遗产与信息管理学院
2018年3月14日，上海市档案局与江苏省档案局、浙江省档案局、安徽省档案局在沪正式签署开展民生档案“异地查档、便民服务”工作意向性合作协议，拉开长三角民生档案一体化建设序幕，一个覆盖300余家综合档案馆的“民生档案公共服务朋友圈”进入大众视野[1]。2020年10月，三省一市共同打造的民生档案跨区域一体化在线查档平台“长三角‘一网通办’”正式上线，实现沪苏浙皖原有民生档案查档平台的互联互通，成为全国首个跨省档案查询利用平台，用户可选择互联网查档或政务网跨馆查档。
档案数据整合的核心任务即是从不同数据储存库获取、整理、集成、序化数据，它是跨系统、跨区域、跨部门、跨层级档案资源交换、数据共享、远程利用的基础支撑，长三角民生档案数据整合实践的进行自有其动力体系，主要包含政策、需求、理论、技术四个方面。分析长三角民生档案数据整合的动力来源，既可理顺其整体逻辑脉络，又能为其他跨区域档案数据整合共享利用项目提供示范，令其可在推进动力、推行策略、推广实践等方面找到理论与实际两方面的可靠可行、切实有效的经验借鉴。
支持政策是由党和国家从全局出发，辅之现实考察，为档案数据整合定制宏观上的战略规划、统筹指导及微观上的行动指南、行为准则，使整合实践兼具权威性与可行性。政策类型和形式多样，从主体层次角度主要可分为国家中央级政策和地方党政组织政策[2]，要发挥政策多重叠加效力，形成长三角民生档案数据整合的强大驱动力。
1.1 国家层面驱动政策
长三角一体化建设在宏观层面的政策条件已相对完善，也间接为长三角档案资源的互通共享营造良好的政策环境。2018年11月，习近平总书记在首届国际进口博览会上宣布，支持长三角区域一体化发展并上升为国家战略[3]。2019年3月，据国务院办公厅要求，长三角12项民生档案查询“一网通办”在G60科创走廊九城实施试点，并逐步向26+X个城市推广[4]。同年5月，中央政治局会议审议通过《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》，强调要强化区域联动发展，加快公共服务便利共享[5]。2020年8月，习近平总书记在扎实推进长三角一体化发展座谈会上指出要坚持目标导向、问题导向相统一，特别要在一体化发展中补齐民生短板[6]。2021年，国家发改委下达专项投资12亿元，确保长三角一体化战略经费充足，并加强投资计划执行监督检查，及时跟进实施情况，督促协调解决有关问题，推动战略持续取得实效[7]。
1.2 地方层面驱动政策
地方层面的支持政策更聚焦长三角民生档案一体化发展，三省一市档案部门是项目主导者、政策执行者与监督者、利益相关者。沪苏浙皖档案部门联合制定《长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”办事指南》，作为民生档案异地查档服务参照标准。2018年6月，合作项目被纳入《长三角地区一体化发展三年行动计划（2018—2020年）》。为深化合作、全面推进长三角查档“一网通办”总目标，2019年9月三省一市共同签署《长三角地区档案部门重点协同项目备忘录》，提出建立民生档案查询数据结构及服务操作标准体系、检索数据库[8]，长三角档案一体化进入全面提速新阶段。同时，各省市打通内部档案数据整合壁垒促进长三角联动发展，如上海已将20种通办民生档案全部纳入异地查档服务体系[9]；
浙江[10]、江苏[11]均专设相关工作领导小组；
安徽省档案局、档案馆协作完成省市县三级国家综合档案馆婚姻登记、独生子女证、知青3个档案查询类共375个公共服务事项实施清单制定工作，统一档案数据标准[12]。
社会需求和社会价值是任何社会活动存在的根基和意义。在建设服务型政府和完善公共服务体系的双重影响下，档案部门越来越主动地将档案工作融入公共服务中，加快档案公共服务能力培养。因此，新时代档案服务政策更突出公共取向、深入融合时代内涵、注重增进公共价值、追求服务价值实现。总之，档案服务的社会需求包括公共事业建设对档案服务的需求、社会公众生产生活对档案服务的需要，即“服务社会、服务公众”，以满足这一社会需求为重要工作内容已逐渐成为档案业界共识和档案信息服务的永恒主题[13]。以需求为牵引，才能保证档案资源的建设重点、开放内容与公众需求的精准精细化对接，最大限度满足公众用档需求，实现档案资源价值极致化和社会效益最优化。实际上，面向社会、服务民生或以用户为中心的工作理念，都是以人民为中心的发展思想在档案领域的贯彻落实。
社会需求充当了长三角民生档案数据整合实践的内生动力。大数据时代，一方面，数据强势渗透并流动传播于社会生活中，客观上授予民众包含信息权、数据权在内的数字权利[14]，出于数字化生存的基本需求，民众的主体权利意识、知识水平、实践能力及数字技能日益提高，其对档案资源的需求也越发多样化、个性化、专深化；
另一方面，“数智”技术的赋能助力数据获取路径便捷化、获取内容丰富化，民众对档案信息服务质量的要求也日渐提升，智能化、高效化、知识化成为公众对档案信息服务方式选择的关键评估指标[15]。然而，现实是网络信息技术的普及应用致使档案数据爆炸式增长、分布散乱、价值密度低，导致资源供给与利用需求的断裂，这就反向倒逼了档案数据整合不得不以需求为导向，加速推进。所以，必须对民生档案数据的分布与建设情况、归属与流向、民众需求等特点进行调查摸底、分析研究，探寻合适的数据整合技术，制定科学合理的数据整合计划[16]。如，江苏省档案局民生档案调研组对全省110家档案馆馆藏全部民生档案及其利用情况、是否已经联通相关网络、是否在政务网/互联网上部署民生档案专门利用系统等18项内容进行全面排查摸底，摸清了省内各级国家档案馆民生档案种类数量、文件级目录数据条数、目录全文数据容量等情况，为全省档案数据整合提供科学统计依据；
江苏省还成功实现在全省统一使用电子签章在线出具档案证明，精确服务异地群众就业、买房、入学等[17]。
理论是实践的先导，大规模的社会行动尤其需要理论的支撑，科学的理论旨在发现事物的本质和规律[18]，具有客观性、时代性和真理性，可转化为实践的科学引导动力，使具体行动具备内在逻辑性。长三角民生档案数据整合实践由以下几个理论作为支柱。
3.1 信息集群理论
信息资源与传统资源的最大区别在于信息边际成本递减，信息规模越大，价值也越大。信息集群理论认为，信息集群是基于现代信息技术和组织管理程序，聚集各个系统或区域内档案馆及其他信息机构的信息资源，形成一个具有协作功能的有机整体，包括功能交互、信息共享与数据通信；
集群内各类信息资源进行统一处理，避免冗余，为用户提供统一透明的界面，实现数据共享；
其目的是对信息资源集成化、程序化、共享化、协调化，实现集群资源配置最优化，拓宽集群资源应用领域，深度挖掘信息资源价值，全方位满足档案馆不同层次用户的信息需求[19]。档案馆信息集群具有地理集聚、灵活专业、合作竞争的特征，优势突出：成员馆信息、技术、人员等优势互补，可提升各自档案资源整合能力和竞争优势；
成员馆通过数据整合，将分散资源变成综合资源、稀缺资源变成富有资源，可提升各自信息资源增值能力；
成员馆分工协调、互通有无，可提高各自经费的利用率；
成员馆信息资源标准化、统一化共建共享，可提高各自服务水平和效率[20]。
凭借民生档案“异地查档、便民服务”项目契机，长三角区域各级档案馆进行一体化建设摸索，并已初步形成信息集群，其民生档案数据整合也以多样化形式显现对信息集群理论的应用。如，上海市档案部门依托大数据、云计算、人工智能等新兴技术建成的市“一网通办”政务服务总门户，大力开展电子文件归档和电子档案管理工作，制定《上海市公共数据和一网通办管理办法》，通过与大数据中心和政务服务部门协作、档案数据与政务数据的整合实现服务主体与服务内容的协同与共享，通过在平台开设面向社会公众的在线查档、监督评价窗口实现服务主客体间的协同共建与资源共享[21]。
3.2 协同理论
协同理论是系统科学的重要分支理论，1976年物理学家哈肯发表《协同学导论》，定义协同为一个可与外界自由交流的开放系统，基于一定前提条件，通过内部各单一子系统间的非线性互动，最终能产生含特定功能的有序化自组织结构，其最终目的是使系统从无序变为有序、从失衡变为平衡，进而令系统增值。协同的基本特征有：目标性，经子系统彼此合作借力，实现系统整体演进，最终实现质的飞跃；
关联性，各子系统联系紧密；
网络性，协同系统是一个多层次、多角度、辐射范围广的立体性而非平面化的系统；
动态性，协同是动态变化的，故协同和竞争密切关联，相互依存、相互转化。协同效应是协同作用产生的结果，指在一个由多个子系统构成、完全开放、结构较为复杂的大系统中，内部各子系统间的相互连接和作用使大系统整体功能增强，这种整体效应即为协同效应。它是系统有序结构形成的内在推动力，普遍存在于纷繁复杂的大自然系统和社会系统中，仔细分析，其内部皆存在一定程度的协同作用[22]。
协同是系统内各要素相互联系和作用的过程，在长三角档案一体化大系统内，民生档案数据整合子系统的创建与运行都在践行协同理论：整合主体上，体现为三省一市档案部门跨区域协同，省（市）内档案馆与大数据中心、民政部门等其他政府机关的跨部门协同，共同创造了集省、市、县、村社多层级于一体的档案资源系统；
整合内容上，表现为实现了多类档案数据的协同，沪苏浙皖各级民生档案数据的协同，档案与其他政务数据的协同；
整合策略上，呈现为统一数据标准、统一检索平台、联合编目等多种推进策略的协同，元数据技术、数据库技术、网络协议技术等多种推进技术的协同。
3.3 文件连续体理论
文件连续体理论是在电子文件环境下催生的，其模型中的四个维度包含社会中一切记录化信息及其在不同时空延伸中可能存在的所有形态和作用，适用范围广泛，主要特征有二：一是连续性。连续体本质指其核心概念“文件”在不同维度中不同存在形态的连续性，在形成维，作为行为痕迹记录在文档中；
在捕获维，文档被捕获入某一管理系统，转为证据文件；
在组织维，文件在管理框架内成为档案被组织管理，作为个人或组织记忆；
在聚合维，档案在社会背景下聚合为档案群，作为集体记忆。二是动态性。四个维度体现文件在不同时空由弱到强的聚合层次，因为不同形态的文件在四个维度中的转换是广泛人类互动的结果，在文件随时空变化而持续被形成、捕获、组织和聚合的过程中，其不同形态并无固定转化次序，或跨维度转化、回流式转化、多维度并存，或只存在于一个维度而不作任何转化，所有运动方向皆取决于其所处情境[23]。据此，文件连续体理论倡导文件与档案管理一体化，强调一体化管理过程中主体轴全员互动交流、管理要素协调运用、管理策略灵活创新、管理活动协作开展、管理成果全员共享。长三角民生档案数据整合实践也映射出其对文件连续体理论思想的合理化用。如，浙江省档案馆不仅完成婚姻登记历史数据向民政部门归集，在全省婚姻登记办事窗口设省档案服务网专门用户，还在全省“婚姻登记系统”新增数据在线数字化归档，实现婚姻登记历史档案和新增档案在各地档案馆和民政部门间的共建共享[24]。
科学技术是第一生产力。如果说政策、需求、理论动力分别完成了长三角民生档案数据在制度设计、建设方向、逻辑根源三个层面的整合，那正是因信息技术的注入，才使长三角民生档案数据得以真正在数据本体层实现集成和整合。数据本体层的档案数据整合是一个将数据从部分到整体、从无序到有序、从零散到系统的管理活动过程，注重档案资源有序化、体系化建构。从技术角度，强调档案数据整合的各类技术及其实现过程，重视对集成成果的开发利用[25]。数据整合内容可细分为两个层面：一是数据流动层面，整合是对生成加工活动及流程的重新组合；
二是数据内容层面，如不同形式数据、相同形式信息之间的重组等，涵盖数据、内容和应用三个具体方面的整合[26]。由此，档案数据整合的基本途径有以下三种。
4.1 数据整合：联通信息孤岛
数据整合目的是打破数据壁垒，运用数据集成技术将离散、多元、异构的档案资源组织成为一个内部各子系统之间数据可流动的整体，以便于统一管理利用。长三角档案部门在民生档案数据整合层面做了许多努力，如依靠数据接口、系统对接、中间件等技术联通三省一市民生档案数据库，构建统一的民生档案资源库与共享平台，建立互认互通的民生档案数据标准体系，实现联合编目、统一检索、统一标准、统一办理等，破除信息烟囱现象[27]，使长三角地区民生档案资源可跨区域、跨部门、跨层级流通、获取和维护。
4.2 内容整合：关联信息资源
内容整合的目的是实现知识层面的融合与关联，使海量档案数据以结构化、网络化的知识体系呈现。当前长三角民生档案还只是浅层次的数据整合，内容整合有待下一步探索，如可应用元数据技术、语义本体、知识图谱等对民生档案数据进行多维度、多粒度、多角度的揭示和描述，尽可能将全域民生档案资源创建关联链接，以构建全面、完整、富有语义的关联数据网络，再以可视化方式呈现，让公众可从任意数据单元通过RDF链接获得更多潜在相关的民生档案资源，简化资源共享与知识发现[28]。长三角虽在数据整合方面没有直接采用语义技术，但在了解民众用档需求上已有初步实践，如上海市档案部门借助市政务服务平台，利用数据挖掘技术深度分析用户信息与过往行为数据，结合用户画像、知识图谱技术主动预判用户需求，实现智能导航、个性化服务推荐等功能[29]。
4.3 过程整合：畅通信息应用
过程整合的目的是提高各主体及其与客体之间应用档案资源的自主性，采取网络协议、访问权限等技术对档案数据的传输过程、共享应用设定统一规则和制约，主客体只需符合规则便可自由存用数据资源。如江苏省档案部门在研制电子签章技术时，与省政务办、大数据管理中心、安徽省档案馆及大数据局、中信公司5方共同讨论跨区域平台互联在线出证工作条件、实现路径和技术细节，制发省政务电子签章，建成苏皖跨区平台民生档案在线出证试点，可提供异地查档在线出证服务，提高两省民生档案数据整合与共享灵活度，普惠更多民众[30]。
推动档案数据整合是为了档案资源能得到有效利用，如实现共享服务和知识创造。长三角档案数据整合四个动力相辅相成、缺一不可，共同孕育完整的动力系统：政策为需求实现筑牢政治保障，为理论落地提供可行方案，为技术实施调配各类资源；
需求倒逼政策健全、赋能理论革新、创新技术应用；
理论为政策制定与调适、需求梳理与分析、技术创造与实验予以思想向导；
技术使政策执行、需求变现、理论验证成为现实。为此，有必要进一步加强政策保障，落实有关理论，掌握需求趋向，融合新旧技术，促使长三角民生档案数据整合实践提质增效，拓宽档案资源共享空间，提升档案信息服务便民程度。
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