会议会展服务合同协议书 书
文件编号 TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089
2 会议 会展服务 合同
甲方：
住所：
法定代表人：
乙方：
住所：
法定代表人：
鉴于：
1、甲方是一家依据中国法律成立并合法存续的有限责任公司；
2、乙方是一家依据中国法律成立并合法存续的有限责任公司，主要从事文化宣传、会展设计等业务；
3、现甲方希望与乙方进行合作，委托乙方开展“
推介会”活动。
双方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，遵循平等自愿、公正和诚实信用的原则，经过友好协商，自愿达成如下协议：
3 第一 条 、合作 内容
1、甲方委托乙方负责“
推介会”活动筹办工作。乙方负责按照甲方要求设计活动策划方案、实施细则，并进行活动宣传，并安排场地和必要设施，在活动开展期间负责执行工作；
2、双方合作期限自本协议签订之日起至【】年【】月【】日止；
第二条、合同金额及支付方式
为便于合同履行，甲乙双方各自指定人员（甲方指定：
；
乙方指定
）为本合同项目中各自的联系人，处理各自在本合同下的事宜，包括进行协商，向对方作出同意、确认或认可的意思表示等，但本合同已指定其他特定人员行使的权利和义务除外；
若指定人员发生变动，应在第一时间内书面通知对方；
对方在收到变动方通知前，有权拒绝变动方其他人员代为做出的意思表示；
为提高双方的工作效率，经一方盖章或授权代表签字后发至对方的传真件同样视为发出方的意思表示。
第 三 条、合同费用
4 本合同总金额（含税）为：
元，人民币金额（大写）
元，此总金额是乙方履行本合同的所有费用，甲方无须另行支付其它任何费用。
第 四 条、合同期限
自
年
月
日始至
年
月
日止。
第五条、费用 结算和支付
1、费用支付：
支付方式：□现金
□支票
□汇款
□汇票
首付,甲乙双方签订合同后，按照实际站点的运营时间，乙方提前
天开具内容相符之有效发票，甲方在收到合规发票后
个工作日内支付乙方单站
元费用；
尾款,所有项目及服务完成并验收合格后,于甲方活动结束后
个工作日内按实际产生费用，经双方确认的对账单结算尾款。尾款款项确认后
天内,乙方向甲方提供内容相符之有效发票，甲方在收到合规发票后
个工作日内向乙方支付剩余款项。
2、所有结算按实际产生为准。
3、甲方开票资料信息如下：
5 公司名称：
纳税人识别号：
地址、电话：
开户行及账号：
4、乙方的银行帐户信息：
开户名称：
开户银行：
帐号：
发票类型: □增值税专用发票
□增值税普通发票
开票内容：□会展服务费
□展览展示服务费
□服务费
第 六 条 、甲方的权利及义务
1、甲方有权随时要求乙方向甲方汇报委托业务履行情况，有权监督乙方业务执行。
2、所有设计图纸及方案均应得到甲方的同意方可实施。经甲方确认的方案视为乙方提供服务的依据。
6 3、如因第三方（如相关制作公司）提出项目策划执行的相关意见，无法和乙方达成一致，甲方拥有最终决定权，乙方应根据甲方要求更换或调配参加活动的第三方人员。
4、有权对提供服务的人员进行调整。
5、负责监督、检查乙方提供服务的工作进度、质量情况。
6、按合同约定向乙方支付相应费用。
7、负责提供场地、道路、水电等必备条件。
第 七 条 、乙方的权利和义务
1、乙方有权按合同约定向甲方收取本合同规定的各项服务费用。
2、乙方保证其具有履行本合同项下委托业务所必须的相应资格、资质，并有义务按照甲方的要求提供相关证明文件。
3、未经甲方事先书面同意，乙方不得将本合同项下委托事项全部或部分转委托给第三方，不得使第三方承继本合同项下乙方权利和义务。
4、乙方应严格按照甲方确认的设计图纸及方案工作，未经甲方同意，乙方不得自行更改。
7 5、乙方应严格按照场地方的要求向甲方提供服务。
6、乙方在履行合同义务过程中所需要的工具及材料由乙方提供并保管。
7、在乙方提供服务及被搭建物在使用过程中，须确保甲方及其人员或第三方人身及财产不受到侵害。
8、乙方负责拆除并撤走已安装的搭建物。
第 八 条 、违约责任
1、甲方在超过约定支付时间不支付费用的，乙方可向甲方发出要求付款通知，甲方收到乙方通知后仍不能按要求付款的，可与乙方协商签订延期付款协议，经乙方同意后可延期支付,否则乙方有权依法追索拖欠款。
2、乙方若未能按甲方指定的时间完成工作，甲方有权视情况严重程度扣减合同款项。
3、在最终交付使用时，若未能通过甲方验收，甲方有权对乙进行扣罚。其扣罚比例如下：
（1）乙方的搭建物料在开展时也不能正常使用的，甲方可扣除该物料制作费用的
%作为扣款。
8 （2）
甲方客户方对整体搭建质量有投诉但无扣款的，甲方按相关单场搭建费用的
%扣款。
（3）甲方客户方对搭建质量有投诉并作出扣款的，并有扣款凭证（甲方客户盖公章），甲方可按客户相关制作搭建费用扣款内容金额
%作为对乙方的扣款金额。
4、在乙方提供服务或被搭建物在使用过程中，由于乙方原因造成甲方及其人员或第三方人身及财产受到侵害的，由乙方负责解决及承担全部责任，并赔偿甲方(含甲方向甲方客户承担的法律责任而产生的损失)及受损害的第三方所遭受的一切损失。
5、因乙方违反本合同的其它约定而造成的所有损失由乙方负责赔偿并承担由此对甲方造成的一切损失。
第九条、保密义务
1、乙方应保证对本合同的所有相关内容及其在本合同订立前和本合同期限内所获知的甲方及甲方客户的保密信息（包括但不限于生产、经营、管理、科研、技术、营销、发展规划等）负有保密义务，未经甲方事前书面许可，不得将上述信息用于本合同目的之外；
除为履行其职责而确有必要知悉保密资料的乙方工作人员或其他第三方外，乙方不向其他任何人披露上述信息，且乙方应确保上述人员承担与本合同约定同等严格的保密义务。
9 2、在合同期满之日起 2 日内，或经甲方提出要求后 2 日内，除归还甲方的资料外，乙方应按甲方的要求将其他保密资料销毁。
3、如乙方违反保密约定，则乙方应赔偿由此给甲方所造成的实际损失。如有乙方委托的第三方参与的工作，乙方必须与第三方签署项目的保密协议，如因第三方造成泄密，乙方对甲方的经济损失承担连带赔偿责任。
4、无论本合同因何种原因终止，本保密条款依然有效。
第十条、不可抗力条款
1、本条所称“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观因素。
2、因不可抗力因素导致的甲乙方未能按本合同约定履行相应的权利义务的，甲乙双方免除相应的责任，但双方应采取必要的措施以减少造成的损失。出现不可抗力情形的一方，应在不可抗力发生之日起 3 日内向对方发出出现不可抗力情形的书面通知，并提供相应的证明；
因不可抗力导致通知困难的，应在困难消除或不可抗力情形结束后的 3 日内进行书面通知并提供相应的证明。
10 3、不可抗力因素消除后，双方应立即进行磋商，就不可抗力所造成影响程度甲方有权决定是否继续履行或者终止本合同。如果甲方决定终止合同，如甲方已经付款，乙方应在扣除实际发生的有确切合法有效单据证明的费用后在 3 日内向甲方返还余款。
第十一条、法律适用与争议解决
1、本合同的订立、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。
2、关于因本合同引起的、以及与本合同相关的一切纠纷，甲乙双方应友好协商解决。协商不成的，甲乙任何一方均可向甲方住所地有管辖权的法院提起诉讼。
第十二条、其他
1、本合同经甲乙双方授权代表签字并盖章生效。本合同壹式肆份，甲方执贰份，乙方执贰份，具有同等法律效力。
2、对本合同的任何变更或补充，须经甲乙双方协商一致，并另行签订书面补充协议。
（以下无正文）
甲方(签章)：
乙方(签章)：
11 日期：
日期：
长春恒达会议会展有限公司会议合同会议承办代理合同：
甲方：
乙方：
经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_________会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。
一、甲方主办的 _________会议全部交由乙方承办。会议地点是___________________________________ 会议时间____年____月____日至____年____月____日。主会场是___________________________________ 二、乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待 2、会议交通 3、会场布置 4、会议餐饮安排 5、会议秩序维持 6、会议秘书服务 7、会议代表住宿安排 8、会务考察安排及夜间娱乐支持 9、返程票务服务及站场接送 10、财务协助。
■各项服务分叙如下：
1、礼仪及接待 乙方提供____名礼仪小姐，汽车站、火车站、机场分别安排____名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为____月____日____时至____月____日____时，下榻酒店接待人员工作时间为____月____日____时至____月____日____时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通 □国内长途 □国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出——除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。
2、会议名录制作要求为：
开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。
会议名录资料要求在____月____日前以________格式上传给________________网站。
3、会议发言材料制作：
开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单价为________，交货时间为____月____日前。
■会议交通 1、站场接送 根据实际需要，乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排 辆 座空调巴士，7座面包车___辆，5座轿车___辆至_________机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴_____元、面包车_____元、轿车_____元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。
送站场费用同上述约定。双方应在___月___日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认：
下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。
或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；
或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。
甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是___月___日___时，乘用车标准为___座______车。
2、会务交通 乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士，甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程，选择)。
■3.会场布置 乙方应在__月__日前预订______________________会场，并于__月__日__点前按甲方要求完成布置：
1、主席台 要求鲜花____盆，____色地毯，绒布主持台，主席台设____席位，背景为____________材料，投影帘要求( ____×____)，投影仪要求____流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；
双方确认，投影仪租赁价格为____元/天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
2、会场布置 乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于____个，其中前排布置需要__________，各排间距不得小于____厘米；
在会场安排固定摄影点____个，需要提供饮水机____台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条，内容为____________________________________。会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格____×____×____，单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。
3、氛围支持 乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂，条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米，拱形气模____个，规格是______×______，会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。
会场布置与氛围支持费用总计为：____________元。
4、同声翻译系统 乙方必须于__月__日__前调试好同声翻译系统，提供____声道翻译(语种为__________)， __月__日__前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2％。甲方发言者语速不得超过____节字/分钟。
同声翻译支持费用总计为：____________元。
■餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次，西餐就餐人数不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人，宴会餐餐标为___元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察旅程用餐另计。
■宴会餐/商务酒会要求 时间：___月___日___时至___月___日___时 规模：
内容：
(1)自助餐/围桌宴会 (2)演讲系统 (3)娱乐节目 (4)服务/交通 餐饮费用总计为：______元。
■其它服务安排 ■会议秩序维持 为便于保密及会议正常举行，双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭______证件进入。此项服务费用______元/免费。
■会议秘书服务 双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下如数服务：
(1)速记员___名，工作时间为___。
(2)翻译员___名，工作时间为___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。
(3)会务勤杂人员______名，工作时间为______。
(4)保健医生______名，工作时间为______。
(5)摄影师______名，工作时间为 。录制媒介为______，规格为______，后期编辑由乙方/甲方完成。
(6)旅行顾问______名，工作时间为______。
(7)签约司仪(礼仪)___ 名，工作时间为______。
(8)其他——指示牌制作，___块，内容_______________，放置地点_______________。
以上会议秘书服务费用共计______元。
■会务考察安排及夜间娱乐安排 1、会务考察 双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：
线路1 D1：
D2：
人数：______人 线路2 D1：
D2：
人数：
总人数为：______人 车辆要求：
乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同 费用：
2、夜间娱乐安排 双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。
具体方案见附件 。
■返程票务服务及站场接送 双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为___月___日___时至___月___日时)：
1、机票 明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店；
2、火车票 票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店；
3、高速巴士 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店；
4、船票 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店；
乙方提供站场欢送服务：(时间___月___日___时至 ___月___日___时) ■价格表 车 型 行 程 单 价 说 明 桑塔纳、捷达 酒店至机场 可乘坐3人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口 金杯、丰田 酒店至机场 可乘坐10人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口 丰田、三菱、五十陵 酒店至机场 可乘坐19人 酒店至汽车站 酒店至火车站 酒店至港口 ■住宿安排 双方确认，甲方预订客房数共计______间，其中_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间( ______元/间)，行政套间___间( ______元/间)；
_________饭店______级标准间______间(______元/间)，商务套间___间(___元/间)，行政套间___间(______元/间)。
基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留___间客房至___月___日___时，其中标间___间，套房___间。截至___月___日___时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算(在预订总量的10％范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。___月___日___时以后按实际用房计算。
所有用房时间为___月___日至___月___日___时。超过 ___月___日___时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量(但不保证)按协议价格结算。
双方确认，乙方必须在___月___日___时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。
■财务咨询 ■财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用) 双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供___名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。
■其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。
三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后___个工作日内支付人民币______元作为预订金。
■变更及核算原则 1、甲方确认 除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：
◇ 战争或政治事件；
◇ 甲方进入破产程序；
◇ 甲方实体进入重组变更程序；
◇ 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前___天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在___个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。
3、乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务—— ◇ 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求；
◇ 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病)；
◇ 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所) 如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择——乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：
◇甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔；
◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的______％，并不退回预付金；
◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前___日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100％，并不退回预付金；
◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前___日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款；
◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前___日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额的______%；
如在___日前通知甲方，乙方必须全额赔付。
4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下 ◇ 住宿、餐饮及车辆——按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用总量下浮5％，即如果甲方需要的服务低于预定的95％，按95％结算；
高于95％的，按实际服务费用结算。
◇ 除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5％(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务，在5％范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。
◇ 双方确认，所有服务费用在___月___日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方——如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金——标准为总量的0.5％，按日计算。
5、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；
如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。
6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。
甲方代表签字：
乙方代表签字：
（盖章）
（盖章）
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