重庆鹏达电气有限责任公司文件
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办公设备管理办法(暂行)V1.0
第一条 目的为明确公司办公设备的配置标准,以及规范公司办公设备的需求、调配、使用、保管、维护和报废流程,以提高公司办公设备的使用效率,有效控制费用,特制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于重庆鹏达电气有限责任公司及办事处。
第三条 名词解释
3.1 固定资产:是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、设备、运输工具等经营性资产,及单位价值在1000 元以上或者使用年限超过一年的非经营性资产。
低值易耗品:设备单价在1000 元以下,非一次性消耗且使用年限在一年以上,不属于固定资产管理范围的办公设备,不包括办公耗材等。
3.2 办公设备分类
按照使用责任人分类:
公司类设备:运输设备、房屋建筑物;
部门类设备:IT 外设、办公桌椅、测试设备、测试手机、数码相机、工具;
员工类设备:笔记本电脑、台式电脑。
第四条 管理程序
4.1 公司办公设备的管理归后勤管理部,其中工程类仪器(包括工程测试设备、测试手机、数码相机和工具)由工程技术部负责统一保管。
4.2 办公设备的申请
4.2.1 办公设备的申请需参照《关于办公设备配发标准的规定(V1.0)》(见附件)执行。
4.2.2因工作需要,确需购买办公设备的部门及分支机构,须填写《固定资产申请单》或《低值易耗品申请单》(见附件),申请单应详细注明品名、型号、数量、金额、用途,并附上供货商报价单。
4.2.3各分支机构每月15日将当月的《固定资产申请单》或《低值易耗品申请单》报大区业务助理,由业务助理汇总并交大区经理审核签字后,统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的申请由部门负责人、主管领导审核签字后于每月20日报至资产主管处。工程类仪器的申请由工程技术部统一负责。后勤部资产主管当月汇总后依照办公设备申请核决权限审批,并将结果反馈给助理。同意由分支机构当地购置的办公设备申请,分支机构须严格按照后勤管理部批复执行,在见到审批结果后方可实施采购。
办公设备申请审批核决权限
审核人
标准
分支负责人/
部门负责人
大区经理/
主管领导
后勤经理 财务经理 行政总监
达到配置标准 审审 审 审
注:超过配置标准的, 5000 元以内(含5000 元)的须行政总监审核, 5000 元以上呈执行总裁审核。
4.2.4 各部门及分支机构采购设备入库后,须完整填写《资产管理卡》(见附件)传给后勤
资产主管处备案,并及时登记资产明细帐。《资产管理卡》内容包括:购买日期、物品名称、品
牌、规格型号、产品序列号、数量、单价、使用人等内容。
4.2.5 各部门及分支机构采购固定资产时需要求供货方开具增值税发票。
4.3 办公设备的调拨
4.3.1 公司办公设备由后勤管理部统一调配,在确认办公设备须调拨后,资产主管在设备调
拨前填写《调拨单》(见附件),经后勤管理部经理签字,由调拨双方负责人签字确认,方可调拨
设备到调入部门。
4.3.2 设备调拨后后勤管理部和相关部门应在三个工作日内及时调整台账,确保帐实相符,
以便年终盘点。
4.4 办公设备的领用和保管
4.4.1 办公设备须明确保管人。员工在领用办公设备时,应先在《物品领用登记表》(见附
件)上签字后方可领取。若该设备是部门类设备,则必须明确保管人后方可领取。
4.4.2 办公设备领用人负有设备保管责任,使用者(即保管人)应严格按该设备的操作说
明小心使用和保管。员工不得私自更换本人使用的计算机配置,如因工作需要,须报经本部门
负责人,由IT 技术部出具同意意见后,后勤管理部负责办理变更。
4.4.3 办公设备档案包括产品说明书、保修卡及相关技术资料,各部门及分支机构应指派
专人保管。
4.4.4 员工使用的电脑、文件柜、办公桌椅等公司用品不能因人员变动岗位而随人转移。
4.4.5 办公设备丢失或因人为损坏导致无法维修的,保管部门应按设备净值的20%-80%赔
偿。各部门经理和分支负责人对公司配发的设备负责,是物品的第二责任人,如物品出现丢失、
人为损坏等,部门经理应承担相应责任。
4.5 办公设备的维修
4.5.1 办公设备在正常使用时损坏,使用部门应及时检查。总部由后勤管理部负责设备的维修,技术人员能自行维修的应及时修复,当时未能修复的,需向公司使用部门说明原因和预计
修复时间。
4.5.2 办公设备因外部维修涉及维修费用,需提前提出维修申请。分支机构需在当地寻找
维修商询问维修报价,填写《维修申请单》(见附件)报后勤管理部,按办公设备维修审批核决
权限逐级审批后方可实施。
办公设备维修审批核决权限
审核人
金额(元)
分支负责人/
部门负责人
大区经理/
主管领导
后勤经理 行政总监 执行总裁
1000 以内 审审 审
1000-5000 审审 审 审
5000 以上 审审 审 审 审
4.5.3 因人为损坏设备而产生的维修费用,经部门负责人和后勤管理部确认后,费用由责
任人承担。
4.6 办公设备的报废处理
4.6.1 办公设备使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况,可以申请报废。
4.6.2 需要申请设备报废的分支机构于每月15 日填写《报废单》(见附件)报大区业务助
理,由业务助理汇总并交大区经理审核签字后,统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的报废单于20 日由部门负责人、主管领导审核确认后交资产主管处。报废单中应写明报废原因、
如何处置报废设备及预计残值,资产主管统一汇总后依照办公设备申请审批核决权限逐级审批。
各部门及分支机构在见到审批结果后方可办理报废,并将结果记入《资产管理卡》,更改资产明
细帐。工程仪器由工程管理部统一办理报废手续,申请报废的工程仪器须寄回总部验定。报废
单经审批同意后,笔记本电脑须寄回总部,由后勤管理部统一办理报废,其他设备由分支机构
在当地报废。
4.6.3 各部门及分支机构应做好办公设备的残值处理工作。同意报废的办公设备建议出售
处理,残值需报至财务部。
4.7 办公设备的实物盘点
办公设备的实物盘点每年一次,盘点的时间为每年的12 月25 日。总部的盘点由后勤管理部
会同财务部对办公设备进行实盘。分支机构盘点,由分支负责人监盘,于12 月26 日将盘点明细
及盘点报告交后勤管理部。盘点完毕后后勤管理部会同相关部门将最终盘点结果报行政总监。
5、本办法自颁布之日起执行。如原相关规定与本办法有抵触的,一律参照本办法执行。本办法
的解释权归后勤管理部。
附:《关于办公设备配发标准的规定V1.0》
《固定资产申请单》
《低值易耗品申请单》
《维修申请单》
《报废单》
《资产管理卡》
《物品领用单》
《调拨单》
《固定资产盘点明细表》
北京东方信联无线通信有限公司
后勤管理部
2006 年7 月31 日
附件:关于办公设备配发标准的规定(V1.0)
为加强对办公设备的管理,使各部门、分支机构的办公设备的配发有章可循,根据公司的实际情况,特
作如下规定:
一、 电脑的配发范围
1. 公司领导、大区经理、各分支负责人配发笔记本电脑;
2. 公司董事会秘书处、工程技术部经理、系统技术部经理、项目经理、工程区域经理、
采购部经理、海外发展部经理、大客户业务部经理配发笔记本电脑;
3. 总公司其他职员均配备台式电脑;
4. 分公司/办事处用于工程测试,根据业务量情况和业务分布区域范围配备笔记本电脑。
配备低配置的笔记本电脑,要求电池待机时间长,带串口,重量轻便;
分支业务量 分支工程测试用笔记本电脑数
800 万以下 1-2台
800 万以上 3-4台
5. 台式电脑的配发范围由大区经理及分支负责人根据各地业务量确定,原则上不得超过
员工人数。
二、 复印机的配发范围
公司总部及上一年度的业务额达到1000 万的分公司/办事处可以配发复印机,分支由负责
人指派专人保管。
三、 装订机、碎纸机、移动硬盘、U 盘
各部门、分支机构根据实际情况,按需配发。
四、 打印机
根据各分支业务量情况和业务分布区域范围配备打印机:
分支业务量 数量
500 万以下 1-2台
1000 万以下 2-3台
1000 万以上 3-4台
五、 扫描仪、传真机、数码相机、刻录机、保险柜
以上属于基本办公设备,各分支机构均配发一套,总部由后勤管理部统一保管,各分支由
专人负责领用保管。
六、 办公桌椅、文件柜
办公桌椅套数应不多于各部门及分支机构的人数,文件柜根据各分支机构工程需求量配备
3-6 个,总部按部门的实际需求申请,原则上不得将文件柜闲置。
办公设备为缩短采购时间,各分支机构办公设备的请购经批准后,后勤管理部需对所购产
品的性价比、性能、售后服务等方面进行充分的了解,对所购设备的规格、型号提出建议,由
申请部门在当地购买,并办理入库手续。总部办公设备由后勤管理部统一汇总,采购部购置。
北京东方信联无线通信有限公司
后勤管理部
2006 年7 月31 日
总公司 固定资产申请单 NO:
序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注
1
2
3
预算合计
申 请 事 由
申请部门: 申请人签字:
部门经理
意 见
部门领导
意 见
技术人员
意 见
后 勤
管理部
意 见
行 政
总 监
意 见
执 行
总 裁
意 见
申购日期:
无线通信公司 固定资产申请单 NO:
序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注
1
2
3
预算
合计
申 请 事 由
申请部门: 申请人签字:
部门经理/
分支机构负责人
意 见
大区经理
意 见
技术人员
意 见
后 勤
管理部
意 见
行 政
总 监
意 见
执 行
总 裁
意 见
申请日期: 年月 日
总公司 低值易耗品申请单 NO:
序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注
1
2
3
预算合计
申 请 事 由
申请部门: 申请人签字:
部门经理
意 见
部门领导
意 见
后 勤
管理部
意 见
财 务
经 理
意 见
行 政
总 监
意 见
申购日期:
无线通信公司 低值易耗品申请单 NO:
序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注
1
2
3
预算
合计
申 请 事 由
申请部门: 申请人签字:
部门经理/
分支机构负责人
意 见
大区经理
意 见
后 勤
管理部
意 见
行 政
总 监
意 见
执 行
总 裁
意 见
申请日期: 年月 日
维 修 申 请 单
申请部门: 日期: 年 月 日
固定资产名称 型 号
损坏原因及故障描述
维 修 项 目
1
2
3
维 修 报 价
序号 维修商 联系电话 报价 协商价备注
1
2
3
部门经理/分支
负责人
意 见
部门领导/大区
经理
意 见
审 核 意 见
故障确认
技术人员
意 见
后勤管理部
意见
行 政
总 监
意 见
执 行
总 裁
意 见
报废 单
申请部门: 日期: 年 月日
物品名称 规格/型号 数量 购买日期 原值 净值 预计残值
报废原因:
部门/分支
负责人
意见
部门领导/
大区经理
意 见
技 术
人员
意见
后 勤
管理部
意 见
行 政
总监
意见
执 行
总裁
意见
资 产 管 理 卡
编号:
设备名称 领用部门 购入日期
规 格/型 号 原 值 产品序列号
品 牌 停用日期 恢复使用日期
维修及保养记录:
调拨及报废记录:
使用部门经理签字: 使用人签字:
备注
资 产 管 理 卡
编号:
设备名称 使用部门 购入日期
规 格/型 号 原 值 产品序列号
品 牌 停用日期 恢复使用日期
维修及保养记录
调拨及报废记录
使用部门经理签字: 使用人签字:
备注
物品领用单
部门: 领用日期: 年 月 日
设备编号 领用物品名称 品牌 型号 单位 数量价格
领用人: 审批: 库管员:
调拨 单
物品名称 规格/型号单 位 数 量 原 值
调出部门: 调入部门: 后勤管理部意见:
调拨 单
物品名称 规格/型号单 位 数 量 原 值
调出部门: 调入部门: 后勤管理部意见:
办公设备及固定资产盘点明细表
名账面数(净值) 实际 数 备注
称
规格/型号 单位
购入
日 期
单价
数量 金 额 数量 金 额__