公司文件管理_公司文件管理方法

  公司的文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。下面是公司文件管理方法,仅供参考!

  公司文件管理方法一

  1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。

  2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。

  3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

  4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

  4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

  4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。

  5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类:

  5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

  5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项;

  5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

  5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

  5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

  5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

  5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

  5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。

  5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。

  5.10批复:答复请示事项用“批复”。

  6.文件格式:

  6.1公司所有文件采用A4竖版模式,四周页边距设置为2.5CM,页脚设置为1.5CM,采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

  6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;

  6.4文件标题使用华文中宋体小二号,其他均使用宋体五号,1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右,正文与落款之间空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,与正文间隔一行、与落款间隔二行。

  6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号,编号数字不分按年度时间顺序排序。

  6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号,一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文,其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件,一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号

  6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号

  6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号

  6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号

  6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号

  6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号

  6.6签发人:制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目,由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线,两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目,1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导,“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员,“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件,文档正文部分可以适当缩小行距,使该文件保持在一页内,但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字,在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

  6.7密级:公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级,注在文件的右上角。

  6.8紧急程度:最紧急、最重要、权重最大的工作或事项,标注“紧急”或“急”字样,经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注,以最快的速度,组织最有力的资源,统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实,确保工作在规定的时间内按期完成。

  6.9具体要求:

  6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容;

  6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写,分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称,文件必须加盖公司公章。

  例:一.

  (一) 1、 (1) 2、 (1)„„

  或:1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

  6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

  6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码,位置为页面底端,对齐方式为居中,首页显示页码,格式为默认格式;

  6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列,结构完整、层次清楚;实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范;

  6.9.6本规定中其他未规定事宜,应按照应用文标准格式编辑。

  7.收文:

  7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》;

  7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文,由总裁办统一拆封、登记,由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

  7.3文书处理工作:

  7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序;

  7.3.2部门文件平时的管理,要求实行分类管理,文件夹侧面标题设置为4个字,添加公司徽标和英文简称。如:行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表;

  8.发文:

  8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程,发文程序如下: 公司内部发文:

  拟稿人→核稿人:部门主管领导(经理、总监)审核→公司主管领导(总监、副总裁)核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案 对外发文:

  拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

  9.附则:

  9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办;

  9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责,经公司总裁批准后下发;

  9.3本制度自下发之日起生效。

  9.4附相关支持性文件。

  9.4.1文件页面格式

  9.4.2文件阅办单

  9.4.3公文拟稿纸

  9.4.4标题格式

  公司文件管理方法二

  1. 总则

  为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

  2. 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

  3. 收文的管理

  3.1 公文的签收

  3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

  3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

  3.2 公文的编号保管

  3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。

  3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

  3.3 公文的阅批与分转

  3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

  3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

  及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

  3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

  3.4 文件的传阅与催办

  3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

  3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

  3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。

  3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

  3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。

  4. 发文的管理

  4.1 发文的规定

  4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

  4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

  4.2 发文的范围

  4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  4.2.2 公司下发文件主要用于: ① 公布公司规章制度;

  ② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

  ④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

  ⑤ 发布有关奖惩决定和通报; ⑥ 其他有关公司的重大事项。

  4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:

  ① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

  ② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

  4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

  4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

  4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

  5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围

  5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档: ① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

  ② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

  ③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

  ④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

  ⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

  ⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

  料等;

  ⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

  ⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

  ⑨ 公司日志和大事记;

  ⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

  5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

  5.2 立卷要求

  5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

  5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

  5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

  5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

  6. 文件的销毁

  6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

  6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

  公司文件管理方法三

  为了规范公司公文处理程序,保证公文高效、安全、流畅运行,特制定本条例,本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门,负责收、发文处理和文档管理工作。

  第一条 公文的种类

  一、决定、决议类

  1、对重要事项或重大活动作出安排,用“决定”。

  2、对会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

  二、通知、通报类

  1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项,用“通知”。

  2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况,用“通报”。

  三、报告、请示类

  凡上行文均使用呈批呈阅件。其中,向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准,用“请示”。

  四、公函类

  对外商洽工作、询问和答复,用“函”。

  五、会议纪要

  记录和传达会议议定事项和主要精神,以便在一定范围内贯彻与执行,用“会议纪要”。

  第二条 公文的格式

  一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

  一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并应标明发文机关和公文种类。如:公司××部关于××××的通知。

  二、发文字号。

  (一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

  (二)公司级文件。

  1、使用“上发”字的,仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

  2、使用“上(*)发”字的,特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发,但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

  3、使用“上(*)发”字的,若为几个部门联合发文,则只标明主办部门发文字号,并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文,主办单位为服务部的公司级文件发文字号为:

  (三)部门文件不使用公司字号,直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务,以下情况不得以部门文件下发:涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件,需见股份公司批文,并以公司级文件形式由总经理本人直接签发;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。

  三、主题词是公文标题的简缩词,用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

  四、公文一律加盖印章,并应注明签发人。

  五、加盖印章的页面如无正文时,应在页面左上方括符说明(此页无正文)。

  六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样,下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件,应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导,如需同时报送几个上级机关或领导,可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

  七、密级公文应分别标明“秘密”字样,是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

  八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

  九、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

  第三条 行文规则

  一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。

  二、公司各部门可以联合行文。

  三、公司所属各部门不得越级请示。

  四、请示的公文一般应一文一事。

  第五条 起草公文要求。

  一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

  二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批,办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门,以公司级文件下发。

  三、凡以“上(*)发”字号发出的公文,必须报办公室审核。审核的重点:是否需要行文,公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核,报办公室备案存档。

  四、公文用印应填写用印登记,经相关领导签批后,办公室方可办理。部门自行用印,应建立登记制度,办公室将随时不定期进行检查。

  五、传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

  第六条 收文处理程序。

  一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定,并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。

  二、对需要催办的文件,要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况,填妥收文处理笺向发文部门复命。

  三、公文办理完毕,主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

  四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文,一律由办公室呈报,其处理程序见“第六条 收文处理程序”。

  第七条 公文立卷、销毁。

  一、与公司经营活动有关的上级机关来文,重要会议文件资料,经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

  二、公司各相关单位应在当年三月三十日前,将上年度应当立卷归档的材料收集整理后,向办公室集中移交。

  三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后,采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法,进行整理立卷。

  四、没有存档价值和存查必要的公文,应由办公室列出清单,征求业务部门意见后,经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件,要指定专人(两人以上)监销,监销人应在销毁文件清册上签名。
 

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