党政办公室工作制度 【一】《党政办公室人员行为规范》 一、围绕党政计划要点及党委重要决策，参与政务，管理事务，发挥院领导的参谋助手作用。
二、尽职尽责地完成办文、办事两大任务，重点搞好信息、保密、协调、督查等工作。
三、不断增强“四性”（主动性、创造性、积极性、保密性），进一步实现精细化、制度化、规范化。
四、办公室工作人员应达到的要求：
（一）工作上勤奋，努力钻研业务，不断提高办文、办事水平，按时完成领导交办的工作。提倡雷厉风行的工作作风，认真踏实的工作态度，热情周到的服务精神。
（二）纪律严明。模范地遵守学校的规章制度，模范地执行上下班制度，上班时间不串岗、不闲谈，在办公室不得大声喧哗。上班时间不得吃早餐、零食等。
（三）衣着要整齐卫生，原则上上班穿正装。
（四）时刻树立办公室人员热情服务、礼貌待人的形象。
【二】《会议室管理使用规定（五号楼六楼会议室、图书馆学术报告厅）》 为加强会议室的管理，提高使用效率，特规定如下：
一、会议室主要用于召开董事会、办公例会、招生会议等学校会议。原则上不安排各部门的会议，确因工作急需，有关部门需要在此安排会议，至少提前一天通过钉钉进行申请，同意后做好登记方可使用。如遇场地冲突，必须确保学校开会之用。
二、党政办公室负责会议室的管理，协调安排其使用，使用会议室的有关单位，提前一天钉钉进行申请，以免造成场地冲突，并对会议内容、参加人员等进行登记，党政办视情况给予安排。
三、学院会议期间，卫生、照明、空调使用及所有会务工作、会议用品由党政办负责；
音响、投影设备由实验中心负责管理。
四、其他会议期间，卫生、照明、空调使用及所有会务工作、会议用品、音响投影设备由使用单位负责，会议结束后，使用单位清理卫生，整理好物品，经党政办公室主管人员检查物品和设备完好后方可交接离开。损坏丢失物品，由使用单位负责赔偿或重置。
五、日常室内卫生由物业中心定期打扫，保持干净、清洁。
六、要做好安全、消防等工作，会议结束离开前须检查室内门窗、灯和空调是否关闭。
【三】《接待室管理使用规定》 为加强接待室的管理，提高使用效率，特规定如下：
一、接待室主要用于接待来宾和接访，确有其他特殊需要，提前一天进行钉钉审批，经党政办公室主任同意后方可安排使用，并做好登记。
二、党政办公室负责室内物品和设备的管理，协调安排其使用。
三、使用部门要保持好室内卫生，接待或会议结束后马上清理卫生，经党政办公室主管人员检查物品和设备完好后方可交接离开。
四、每日上班时间要保持室内空气流通，确保空气清新。
五、要做好安全、消防等工作，每日下班前须检查室内门窗和空调是否关闭。
【四】《礼堂管理科管理使用规定》 学院礼堂是学院宣传思想政治教育和政治、文化活动的主要场所，也是丰富校园文化的重要载体。为了加强对礼堂的使用与管理，使其发挥更大的社会效益和经济效益，特制定本办法。
- 22 - 一、）礼堂由党政办公室负责统一管理，主要用于学院大型宣传思想政治教育及各类政治文化娱乐活动，召开大型会议及学院领导批准的其他活动。
二、凡使用礼堂的部门，须提前一周下载并按照规定将填写好的《青岛求实职业技术学院礼堂借用申请表》交党政办公室审批，并根据钉钉固定流程—求实会堂使用申请进行申请。钉钉审批结束后党政办公室将按照使用范围、使用要求、登记顺序进行统一安排。使用礼堂的单位，到党政办公室办理使用登记手续并交纳 （2000）元押金后，方能使用礼堂，否则任何单位、团体或个人不得擅自使用礼堂。
三、礼堂的设施、设备、卫生由专人负责管理。为确保使用，管理人员应及时维护、维修设施、设备，清扫场地和桌椅，保持设施设备完好和礼堂的整洁卫生。
四、任何单位、团体或个人不得擅自在礼堂悬挂、张贴、布设标语、会标和舞台背景等宣传装饰品，确需悬挂、张贴、布设者，使用单位需在办理使用手续时，将悬挂、张贴布设的内容、图样报学院批准。悬挂、张贴、布设宣传装饰品时不得破坏、污染礼堂的环境、设施设备；
礼堂使用后，使用单位应及时撤除所有悬挂、张贴、布设品，恢复礼堂桌椅、音响设备等设施的原貌，并由礼堂管理人员签字后到党政办公室办理退取押金手续。使用后 24 小时没能撤除、恢复者，由礼堂管理人员负责组织撤除、恢复，使用单位所交付的押金将被扣除。
五、学院各职能处、室、教学单位举办教学、科研、学术、学生文化活动使用礼堂不收费，但使用时需收取押金。
六、校内非公益性活动以及校外单位使用礼堂，须交纳管理费及卫生清扫费。收费标准和计费方法如下：
（一）四小时为一个计费时段，不足四小时按四小时计算。
（二）非学院工作使用礼堂或利用礼堂进行经营性活动，根据具体情况，每个计费时段收取管理费、卫生清扫费、音响灯光使用费。
（三）利用礼堂开展的电影、录像等经营活动，只能在周六、周日晚上进行，其他时间播放电影、录像需经党政办公室批准同意。影像播放每场交纳管理费，卫生清扫、场地设备维护和秩序维持由经营者负责。
七、礼堂使用所收取的费用，统一上交到学院财务处。
八、礼堂使用安全管理规定：
（一）坚持“安全第一”的原则，坚持“谁使用，谁负责”的原则，凡使用礼堂的部门，必须明确安全责任人，使用单位负责整个安全工作，如防火、人员引导、道路畅通、秩序维持等。
（二）每次使用礼堂前，由管理人员对礼堂的消防安全进行全面 、彻底的检查，检查的主要内容是建筑消防设施、防火设施、疏散通道、照明和疏散标志等是否符合要求；
对检查发现的隐患按责任划分由相应部门及时整改，确保消防安全。
（三）礼堂内和礼堂附近严禁存放易燃易爆物品。
（四）严禁在礼堂使用时进行电焊、气焊，油漆粉刷等特殊施工维修作业。
（五）礼堂内禁止吸烟和使用明火。
（六）使用礼堂时，不得超过额定人数 983 人。（座位数） （七）使用礼堂时，使用部门要派人对每个疏散通道进行严格把守，把守人员应当熟悉必要的消防安全知识，做到会报火警，会使用灭火器材，会组织人员疏散。
（八）礼堂每次使用结束后，礼堂管理人员必须进行安全巡视检查，消除安全隐患，关闭总电源，锁好门窗。
（九）禁止在礼堂内和礼堂周围玩火或焚烧废弃物；
禁止随意搬动和玩弄礼堂的消防设施。
（十）安全使用礼堂的设施、设备等公物，禁止在桌椅、地面、墙壁上乱粘乱划，毁坏物品者，照价赔偿。
九、其他规定 （一）使用礼堂时，未经许可，无关人员不得随意进入灯光（音控）室。
（二）凡进入礼堂的人员应自觉做到：
1、遵守礼堂管理的各项规章制度，服从工作人员管理，不得阻挠、刁难工作人员执行公务，出现紧急情况，要服从工作人员的统一指挥；
2、不准随地吐痰，乱丢果皮纸屑；
3、不准高声喧哗，不准打架斗殴和损坏公物。
（三）礼堂管理部门、责任部门或礼堂管理人员，对违反本规定的人员，有义务制止、教育或按照有关规定进行罚款等。
（四）礼堂使用时除音响、灯光设备、桌椅外，其他所需的设备需自行准备。音响、灯光设备由实验中心负责管理，电子显示屏及 （五）使用完毕后，使用单位须与礼堂管理人员联系办理验收交接手续，并到学院党政办公室办理退取押金手续。
（六）礼堂管理人员须认真填写礼堂使用记录的各项内容，以备检查。
（七）申请礼堂办理事宜由党政办公室安排值班，并把相关管理制度及工作职责明确规定，工作人员认真排班。
附：1、《青岛求实职业技术学院礼堂使用申请表》 2、《青岛求实职业技术学院礼堂使用验收表》 附件 1：
青岛求实职业技术学院礼堂使用申请表 编号：
填表时间：
年 月 日 申请部门 （加盖公章） 活动性质及内容 布置会场时间 月 日 点 分至 点 分 活动彩排时间 月 日 点 分至 点 分 活动举办时间 月 日 点 分至 点 分 活动负责人 （填写两名负责人） 电话（手机） 拟使用设备 无线话筒（ ） 会议话筒（ ） 立式话筒（ ） 电子屏（ ） LED 显示屏（ ） 灯光效果（ ） 申请人 签名：
年 月 日 礼堂管理科意见 设备科意见 （如需音响效果） 宣传部意见 （如需灯光效果）
- 24 - 物业意见 （如需启用空调） 学生处意见 党政办公室意见 院长意见 注：1、所有活动需提前一周申请，交押金 500 元。
2、活动期间必须保持礼堂卫生，活动后需清理卫生。
3、其中活动负责人一栏，其中一名负责人必须是部门负责人或分院院长。
4、本表需一式两份，一份留存备案，一份为使用凭证，活动开始前交值班人员，活动结束后需付（礼堂检查项目表）凭此表根据设备损坏情况退换押金。
附件 2：
青岛求实职业技术学院礼堂使用验收表 礼堂使用单位 使 用 人 联系方式 使用时间 年 月 日 至 年 月 日 使用具体时段 使用后设备设施完好情况：
礼堂管理者验收情况：
学院礼堂管理部门核实意见：
签字 ：
（公章） 年 月 日 押金退还情况：
签字：
注:1、礼堂使用完毕，必须及时填写此表确认，此表将作为押金退还的依据。
2、礼堂使用者填写此表，一式三份。一份交院党政办公室留存，一份交礼堂钥匙管理者确认，一份由使用部门留存；
3、各学生社团使用礼堂后，由使用社团填写此表，一式四份，经党政办公室核实后，一份交党政办公室留存，一份交礼堂钥匙管理者确认，一份交学生社团主管部门留存，一份由使用社团留存；
4、使用礼堂的单位和学生社团应保证礼堂设备的安全及礼堂的干净整洁。因使用礼堂造成设备设施损坏的，使用者应负赔偿责任，同时押金不予退还。
【五】《印章管理使用暂行规定》 印章是机关、单位对外行使权力的标志。为维护印章的法定性、权威性、效用性，做到妥善管理，正确使用，特作如下规定：
一、各部门必须指定专人负责本部门印章的保管和使用；
保管人员必须明确妥善保管印章的重要性和严肃认真使用印章的必要性。
二、对需加盖公章的文书内容必须认真审阅，对一些特殊情况用印，更要审阅清楚，做到万无一失。
三、加盖公章应由印章管理人员实施，不得由经办人代理；
遇特殊情况确需经办人亲手盖章时，必须经领导人批准，否则不予用印。
四、使用印章要在办公室内，特殊情况需将印章携带出单位以外使用时，必须填写公章使用申请单并通过钉钉进行审批，学院公章必须经院长批准，办公室备案并由办公室人员陪同带出单位；
各部门、各分院公章必须本部门负责人或各分院院长批准。
五、凡盖印都要正规。盖出的各种印章，必须保证位置恰当，字组端正，图形清晰。
六、管理印章的同志对所保管的印章，应经常检查，发现保管的印章有异常情况或丢失，应保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。
七、学院各部门、各分院如需刻制印章，必须写出书面申请，院长批准后，由党政办公室负责制作、备案，并发布起用印章的通知。销毁印章也必须符合上述程序。
【六】《学院来信来访制度》 信访工作是学院密切联系群众的重要渠道，充分重视和认真处理学生、学生家长和群众来信来访对密切联系群众、改进工作作风、提高教育教学水平有着重要意义。处理各种来信来访要认真负责，坚持原则，实事求是，严格按党和国家的方针、政策及有关规定办理。信访工作坚持“分级负责，归口管理”的原则。现结合我们学院实际，制定本制度。
一、组织领导 信访工作由学院分管领导纪委书记负责，党政办公室归口管理。各部门成立信访办公室，办公室主任由分院院长、部门负责人担任。
分学院的每个教研室要设立一名兼职信访员；
各班级要设立两名学生兼职信访工作联络员；
各部门要设立一名兼职信访员；
各分学院、各部门必须坚持“分级负责、归口办理”的原则和“一把手负责制”，实现信访零投诉。
二、信访受理范围和信访件的处理 （一）受理范围 本院信访的受理范围是指信访人（公民、法人或其他组织）采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式向学院反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，但不包括法律、法规规定不予受理的信访事项。
1、来信处理 信访办公室对反映一般性问题的来信，提出处理要求，然后转交责任归属部门处理。对上级部门的交办件、急件或重要来信进行统一编号登记、分类，报请院长批阅，然后按拟办意见转承办部门办理。
承办部门接到来信后，由承办部门负责人指定专人负责处理。承办人员应按要求认真办理，做好该事项处理全过程的记录。调查处理结果应事实清楚，意见明确。
来信处理完毕后，经承办部门负责人审阅，由信访办公室按拟办要求将处理结果送学院领导审核，审核后的调查处理结果或复信稿，由信访办公室统一答复信访人。处理情况需要上报的，须经院长批准，方可上报。
已办理完毕的来信及处理情况，应将相关资料整理后存档。
2、来电处理 对于信访人的来电，接电部门应按首问责任制的要求，做好详细的记录，及时处理。对于重大问题应及时报告相关领导，未经学院相关领导批准，任何单位不得自行处理 。
- 26 - 3、来访处理 对于信访人的来访，信访办公室应有专人接待。对于来访人的来访事项，接待人员应逐一登记并区别情况作出处理。能直接答复的应直接答复，不能直接答复的应转达来访人该来访事项的责任归属部门，或请来访人提供详实的材料按信访件运转处理。
4、电子邮件处理 通过各种渠道接收到的电子邮件，需要办理的应统一编号、登记、分类，按来信程序处理。
5、集体上访处理 凡遇集体上访，信访办公室应当要求集体上访人员推选代表向接待人员陈述上访事由（代表人数不得超过 5 人）。对于集体上访的接待处理，应通知有关责任归属部门领导及时到场共同参与。重大集访情况应及时向院长和上级领导报告。
三、处理信访事项应当遵循下列原则：
（一）建立信息畅通渠道。学院领导、各分院院长和各部门的负责人应向学生及学生家长公布其电子信箱、手机号码和信访接待地点，广泛征求意见，及时解决问题，坚决杜绝越级上访现象。
（二）信访工作要坚持实事求是的原则，严格按国家法律、法规和各项政策规定处理问题。
（三）信访工作必须本着为广大师生热情服务的原则，有问必答、有访必回，营造和谐校园氛围，树立科学发展观的理念。处理实际问题应以人为本与思想疏导、法制宣传相结合。
（四）分级负责，归口办理，对信访反映的问题，力求在本分院和本部门解决。
四、信访工作人员在信访工作中，应遵守下列规定：
（一）文明接待，尊重信访人的人格，不得刁难和歧视信访人；
（二）对群众来信来访，要认真登记编号，并请主管领导阅批，在传阅中注意保管，不许丢失。对群众所有的来信来访要力争做到件件有着落，做到事实清楚，处理得当。
（三）按照信访工作的处理程序，及时、依法、公正地处理信访事项，不得置之不理，敷衍搪塞，推诿拖延；
（四）坚持原则，秉公办事，严禁利用职务之便徇私舞弊；
（五）遵守保密制度，不得泄露工作秘密，不得扩散信访人要求保密的内容；
（六）对信访人关于相关信访事项办理结果的查询，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的事项外，应当如实答复，不得拒绝；
五、信访事项的办理按照下列程序进行：
（一）属于我院及所属部门职责范围内的信访事项，受理后应立即交责任归属部门或个人办理；
（二）涉及几个部门职责范围的信访事项，由学院信访办公室协调，指定办理或者牵头办理，并由院信访办公室负责督促相关部门办理；
（三）各部门承办信访事项，应自接受之日起三日内办理完毕；
情况比较复杂的，可以适当延长，但不得超过五日。办理结果应报信访办并答复信访人；
（四）对上级机关转来的信访事项，由学院信访办公室负责按要求时限办理。办理结果应及时回复上级机关、答复信访人。
（五）对上级转来的信访事项，凡是涉及到有关分院或部门的，学院信访办公室采取填写《信访问题反馈卡》的形式，责成有关分学院、部门或个人进行处理或整改，分学院和部门同时要写出办理信访事项结果报告。信访办公室认为处理恰当的，应当予以办结；
认为处理不当的，可以退回重新办理，重新办理不得超过规定时限。
（六）信访人要求书面答复信访办理结果的，办理部门应当书面答复信访人。书面答复的内容应包括对信访事项的事实认定情况，处理意见及相应的依据；
（七）信访人对做出的信访事项处理不满意，可以向原办理部门或者学院信访办提出复查要求。有关部门应自收到信访复查要求之日起三日内提出复查意见。经复查，认定信访事项处理正确的，应向信访人说明，不再处理；
认定信访事项处理不当的，应重新处理。
（八）由党政办公室对信访内容进行登记，内容包括投诉时间、接收投诉时间、投诉来源、投诉人、投诉人联系方式、投诉原因、责任人、责任分院。
六、对信访办转交的来信来访，相关部门实行一把手负责、责任到人、层层追究的责任制。对不认真处理或处理不当造成严重后果的，信访办同督导处必须认真执行追责制度。
（一）当事人必须接受 100 元以上的经济处罚；
（二）分院院长、院长助理、团委（副）书记或部门负责人将从其月绩效中扣除 15 分；
（三）学校分管领导从月绩效中扣除 10 分；
（四）引起严重后果的，按严重教学（行政）管理事故处理。
（五）对信访反映的问题，学院已做了妥善处理，但本人坚持无理要求，反复到上级部门上访的，应该采取措施，使其不再缠诉。
七、信访人有下列情形之一的，学校将视其情节轻重给予批评教育或者行政处分；
违反治安管理的，可由公安机关依照治安管理处罚条例处罚；
构成犯罪的，将依法追究有关责任。
（一）以上访为名进行非法活动，扰乱社会治安的；
（二）歪曲、捏造事实，诽谤、诬告他人的；
（三）无理取闹，蛮横要挟，长期纠缠，屡教不改的；
（四）威胁，辱骂、殴打信访工作人员，妨碍执行公务的；
（五）冲击学院机关部门，损坏公共财物，扰乱公共秩序的；
八、本制度解释权归信访办公室；
九、本制度自公布之日起实施。
【七】《学院领导带班值班制度》 为加强学院安全保卫工作，做到严格、严谨，切实维护好广大师生员工和学院财产的安全，特对学院领导夜间及周末带班值班制度进行修订：
一、值班人员：学院副股级及以上领导、党政办工作人员、学生处、各分院、实验中心工作人员、保安和车队司机（65 岁以上及未转正者除外（是否应改为 60 岁？））。各相关人员互相协作，高质高效完成值班任务。
二、值班责任：
（一）院长直接领导值班人员，是总带班人，对值班情况进行不定期的抽查和监督是总带班人的权利和义务。
（二）带班值班领导提前确认值班日期，安排协调好工作。带班值班领导是值班当天学院的总负责人，有问题直接请示院长，因工作需要，经院长同意，可以调动学院各部门及相关人员。带班值班领导对值班日所出现的一切事件负全责。负责巡视和监督各分院实验中心工作人员、保安、车队司机、党政办等人员是否到位，值班是否认真。值班结束时填写值班情况登记表，于次日报送院长，并向院长汇报值班情况。
（三）实验中心值班人员必须时刻关注学校各处人员出入情况，对可疑的人和行为应立即向值班领导汇报，并同时通知保卫科或拨打校园报警台，确保广大师生人身和财产的安全。
（四）保安在值班期间必须不间断地对校园进行巡视。
（五）值班司机随时准备在急需情况下出车。出车时须持带班值班领导签字的派车单。
（六）党政办公室于偶数月的 25 日前排好值班表，经院长签字同意后，通过邮箱及 QQ 群下发各处。妥善保存值班情况登记表及请假申请单。
（七）值班人员要完成好院领导临时交办的其他工作。
三、值班纪律 （一）领导带班值班室设在党政办，带班领导、各分院值班人员、党政办、保卫处、实验中心值班人员昼夜值班。每日带班领导值班开始和结束时到党政办填写值班情况登记表，在各自岗位值班。
- 28 - （二）值班人员实行除正常打卡外，每小时到党政办公室签到。值班人员必须严格遵守时间，不得迟到、早退。
（三）值班期间不能外出，不能饮酒，不能擅离职守。
（四）值班期间，所有值班人员必须保证手机开通并能及时接听。
（五）值班表上已排定的值班人员，不得私自更改或替班，任何学院领导不得以请假等为由逃避值班。如遇特殊情况需请假（包括婚假、产假等）的，需提前自行调班、由申请人在钉钉提出申请，经代替带班人审批后经院长批准，党政办、督导处备案方可调班。
（六）招生期间有参与招生不能值班的领导干部，须提前报院长同意后找人带班，不得出现空岗。
（七）值班人员必须严格遵守值班纪律，若因值班疏忽或突发事件处理不当导致师生人身安全和学院财产受到损失的要追究相应责任。
（八）严禁虚假填报、代填值班情况登记表 （九）以上规定违者处以 200 元罚款/人·次。扣除月绩效 20 分/人·次。
四、值班电话：0532--84937466 本制度解释权归党政办公室 【八】《教职工学习培训制度》 为切实加强教职员工的理论素养，提高专业水平，完善学院的学习培训机制，构建学习型团队，增强组织凝聚力和活力，特制定此制度。
一、培训主要内容：
思想政治、师德培训、业务素质、管理能力、团队精神、责任心、服务意识、仪态仪表等。
二、培训分类：培训分为日常培训和集中培训。
三、日常培训：
（一）日常培训由各分院、各部门的负责人组织本单位人员进行学习，交流经验。
（二）围绕培训要求和目的，结合分院或部门教学管理实际，自选培训项目。
四、集中培训：
（一）培训种类 1、副股级以上干部培训：由行政学院带头，各分院、部门配合监督，共同抓落实。
2、教师培训：教务处带头，各分院、部门配合监督，共同抓落实。
3、辅导员培训：学生处带头，各分院、部门配合监督，共同抓落实。
4、机关工作人员培训：各部门带头，共同抓落实。
5、物业管理及工作人员培训：物业中心负责，各分院、部门配合监督。
（二）培训要求 1、集中培训要求每个学期举办至少两次。
2、集中培训内容应该是全方位的、系统化的。组织要严密，培训要高水准，不敷衍。培训方案分管领导要把关，并报院级领导工作会议研究通过。
3、集中培训要进行考勤和考试。考勤作为考试成绩的一部分，培训总成绩与评优及年终表彰挂钩。对于培训成绩不及格者，予以通报并取消全年评优资格。培训结果报人事处备案。
五、学习培训由分管领导全面负责，上述培训主管部门负责人要确定一个合理的分工体系，责任到人。
六、各分院、各部门要落实自己的学习培训制度，日常学习培训实行部门负责人负责制。
七、完善监督机制，对于不重视等主观因素导致培训不能正常进行或培训效果不理想的情况，要追究当事人责任。
【九】《学院会议制度》 第一章 总 则 第一条 加强会议管理，提高会议质量是各分院、处、科、室的一项重要工作任务，是提高工作效率、工作水平的重要体现。为了进一步加强和规范会议的组织工作，端正会风，提高效率，特制定本办法。
第二条 本办法所指会议，是指由学院领导主持，党政办主办的各种会议。
第二章 学院会议管理办法职责 第三条 党政办公室职责 （一）党政办公室是学院会议管理的专职管理部门，负责会议的筹备、组织以及考核认证工作。
（二）负责五号楼六楼会议室、一号楼三楼接待室的管理工作。
（三）负责重要会议的接待、服务工作。
第四条 各分院、处、科、室职责 负责本分院、处、科、室主办的各类会议的会务组织和签到考勤工作，需借用学院会议室时，须提前向党政办提交书面申请。
第三章 会议工作程序 第五条 各分院、各部门周学习培训的筹备议程 （一）各分院、各部门于每周五下班前，将本分院、部门下一周的周学习培训会议安排报至人事处（注明开会部门、开会时间、开会地点），以备督查。
（二）各分院、各部门要及时将会议现场照片上传至学院 QQ/微信官方群，由人事处、督导处做好督导、考核工作。
（三）由人事处制定统一记录考核表，并上传至学院官方群。各分院、各部门根据自身例会内容，填写考核表并通过钉钉流程将记录表上传至人事处。
第六条学院办公例会、表彰大会、职代会等全院会议的筹备议程 （一）由主持领导（轮值院长）组织，召开会议筹备会，党政办制定会议活动方案初稿并通知相关部门参加。筹备会明确责任分工，目标责任，形成正式书面会议活动方案。
（二）会议通知发放有关规定 1、党政办提前一周时间以电子邮件的形式发开会预备通知，提前 2 天通过学院官方群、邮箱下发会议通知（包括会议的开会时间、地点、参加院级领导、与会人员座次、注意事项等具体要求）。
2、各分院、各部门收到正式通知后，将通知内容传达至本分院、处、科、室所有员工，确保所有人员参会；
如特殊情况不能参会者，通过钉钉走请假或因公外出流程；
无故不到会（以考勤表为准）者视为旷会。
3、如遇紧急会议，筹备不足一周时，缩短时间完成上述程序，按期保质完成会议通知工作。
（三）党政办对每次会议做好总结，存档。
第四章 会议管理规定 第七条 严格会议请假制度，应参加会议人员因特殊原因不能到会和由相关人员代为参加者，必须经院长批准后，办理正规请假、代为参加手续并到人事处备案，否则，按旷会处理。
第八条 与会人员进入会场后，应按指定座次就坐，未按指定座位就坐者，按旷会处理。遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。
第九条 会议期间，与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置，以免影响周围其他人员和会议进程。
第十条 严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，必须经主持会议领导批准，并安排本分院、部门与会人员代为做好会议记录后方可离开。
第十一条 严格例会制度，例会开会时间、地点、与会人员要相对固定，如遇特殊情况，会议时间另行通知。因特殊原因开会时间需调整的，以党政办具体通知为准。
第十二条 与会人员要统筹安排工作。临时工作与会议有冲突时，提前 30 分钟协调好工作，并向党政办负责人说明情况。需汇报时，做好会议发言及材料准备，简明扼要、条理清楚地汇报工作进展情况，反映工作中的问题，有针对性地提出工作意见和建议，确保会议质量和会议效率。
- 30 - 第十三条 与会人员要高度重视会议的记录和传达工作。参加会议必须携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并在会后及时准确地向本学院、部门教职员工进行传达，有效地组织落实。
第五章 考核规定 第十四条 对党政办或其他组织会议的部门因通知延误、组织不当或安排失误而影响会议质量或效率的，每次扣主管领导、该部门负责人月绩效 10 分。
第十五条 学院办公例会、表彰大会、职代会等学院统一组织的全院会议，人事处未提交《会议签到考勤表》一次扣部门负责人月绩效 10 分。
第十六条 无故或未经批准旷会（包括无故或未经批准迟到、早退、不按座次就坐、到会但未签到、未经批准他人代为开会的），扣当事人 100 元/人·次，扣其主管单位负责人当月 5 分绩效/人·次。
第十七条 各分院、部门必须认真按照学院相关通知组织人员参会，如各分院、各部门有教职工无故旷会，每少一人次扣该分院、部门负责人当月绩效 10 分。
第十八条 与会人员交头接耳，或者接打电话影响会议秩序的，视情况扣其 100 元/人·次。
第十九条 与会人员不带会议记录本，或不作会议记录，因此而造成会议内容得不到落实的，视情况扣该分院、部门负责人月绩效 5-10 分。
【十】《档案管理办法》 高校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高校档案包括党群档案、行政档案、科研档案、产品档案、教学档案、财会档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案、声像档案。
一、立档单位及档案管理人员构成：
综合档案室负责求实学院档案的全面管理和监督、督促工作，综合档案室隶属于党政办公室。档案管理人员构成见附表。
二、档案分类：
高校档案的分类，是按照全国高等学校的档案实体分类法进行分类。实现高等学校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到高校档案的科学管理。促进整体业务的深化，充分发挥高校档案的作用，更好的为学校工作服务、为社会主义建设服务。
高校档案分类类目划分与标识：
实体分类法一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位，根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定为十个一级类目。分别为：
DQ 党群：主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料；
XZ 行政：主要包括行政职能部门（教务、科研、产品开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料；
JX 教学：主要包括教学管理和教学实践形成的文件材料；
KY 科研：主要包括科学研究管理和科研实践过程形成的文件材料；
CP 产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料；
JJ 基建：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料；
SB 仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料；
CB 出版：在出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料；
WS 外事：在外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料；
CK 财会：在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料；
档案的二级类目：
档案的二级类目采用双位制，如：综合类为 11，其余二级类目为 12—99，（0）的数字不用。
（一）档号：是存取档案的代号，排架的依据。档号包括年度、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。
（二）档号的模式:年度号+分类号+案卷号。
三、立卷归档要求：
档案工作是一项组织严谨、责任心很强的工作，具有很强的专业性、实践性，对于档案的管理，我们全体档案工作人员都要认真负责，对应该归档的材料一定要严格按照档案材料之间的有机联系，按照次序，按照事情的发生、发展过程、结果进行合理组卷。组卷要遵循以下要求：
（一）按照文件材料形成的规律，按照彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（二）内文件材料真实，手续完整，制作和书写材料便于长期保存（书写字迹应该用碳素墨水、蓝黑墨水）。
（三）档案按问题、时间或重要程度排列，注意密不可分的材料排列：批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印稿在前，定稿在后。
（四）若立卷材料有破损，要进行修补平整，必要时要进行粘贴裱糊。对大的表格适当折叠，拆除材料上的金属物。避免生锈损坏档案。
死、档案案卷材料的排列：
卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后。正件在前，附件在后。正本在前，定稿在后。转发件在前，被转发件在后。
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。其他文件材料按时间顺序排列。
五、编制档案页码与档案的装订：
在档案的右下角打印案卷页码，一页一码。凡是有字迹纸张都要编制页码，案卷最厚的不超过 200 页。档案案卷的装订采用三孔一线装。
六、档案的保存时间：分为永久、长期、短期 （一）永久保存是指反映学院主要职能和基本历史面貌有长期利用价值的，时间在 50 年以上。如：全院的规章制度、学院年度、学期工作计划、报告、总结，院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要、学院教育事业规划、计划及上级批复；
学年报表及综合统计；
教学评估材料等等。
（二）长期保存是反映学院一般工作活动，在长期对学院有查找利用价值的，时间在 15 年以上。如：分学院的管理规章制度，年度、学期工作计划、报告、总结，试卷，分院办公会会议记录、纪要、分院教学规划、计划，学年报表及综合统计，教学评估材料等等。
（三）短期保存在 15 年以下。如：财会档案中的预算内各种原始凭证、记帐凭证；
预算外各种原始凭证、记帐帐单；
学院基金各种原始凭证、记帐凭证；
银行存款余额调节表等等。
期、档案的归档时间和手续：
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年 6 月 30 日以前归档。（归上一年度的档案，如：2016年归 2015 年度的档案材料）。
（二）教学部门和能按学年度归档的部门应在次学年 12 月 30 日前归档 （三）科研档案在科研成果通过鉴定两个月后归档。
（四）基建档案在工程竣工验收两个月后归档。
（五）设备在安装、调试、试运行两个月后归档。
（六）财会档案的归档，账簿、凭证在财务部门保留 3 年；
以便查找方便。计划、总结、预决算按年度归档，时间均为次年的 6 月 30 日前归档。
（七）填写移交表，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，双方签名盖章。
八、立卷归档容易发生的问题及对策：
（一）对于初次立卷者对跨年度的材料立卷容易产生归档不准确。这时应该将归档的材料按年度分类，一般性的文件材料归入文件形成的年代。跨年度的请示与批复归到批复年度。跨年度的规划、计划、归到文件内容针对的第一个年度（如：在 2016 年拟学院规划，该规划在 2017 年完成，那么，这个规划材料
- 32 - 应该归到 2016 年的档案）；
跨年度的总结、报告，归到文件针对的最后的一个年度。如：某基建项目历时两年后完成，那么，这个基建项目的档案应该归到两年后的时间。
（二）对按学年归档的材料，容易产生误解。这时应该首先搞清楚学年、学期的概念。其次把相应的学年、学期所产生的材料归到相应的档案中。
（三）对立卷归档的文件材料要认真鉴别，对上级普发供参考不办的文件；
上级机关发的供参考的抄件；
征求意见的未定稿；
重份文件及与本院无关的文件材料；
无参考利用价值的临时性、事务性文件不予立卷。对没有结论或结果事情也不予立卷，对这类资料各部门要以资料的形式保存，以便查阅。
九、求实学院对违反档案管理办法的处理规定：
（一）立档单位没有明确分管档案工作的负责人，没有安排专兼职档案员具体负责本部门档案的收集、立卷工作；
没有开展档案业务工作的，给予全院通报批评。
（二）各部门专兼职档案员或有关人员，因工作疏忽使应归档的重要文件或贵重资料损坏、丢失或未经批准擅自销毁档案的给予警告处分。
（三）在借阅使用档案过程中，将档案案卷丢失的处以 50 元罚款。
【十一】《关于接受媒体记者采访的规定》 学院坚持开门办学、积极接受媒体记者采访及社会各界监督的政策。为规范接受媒体记者采访，规定如下：
一、学院各级各部门要重视和加强新闻宣传工作，热情、礼貌接待各媒体单位记者。
二、媒体来访记者，须向学院保卫科出示记者证等相关身份证件，保卫科负责检查核实记者证件，并及时告知党政办公室记者来访事宜。
三、党政办公室、宣传部要及时与来访记者所在单位联系，核实记者身份，明确采访计划。
四、根据媒体记者的采访计划，学院有关领导请示院长后，接受记者采访。
五、接受记者采访的学院有关领导，要针对记者所采访的内容，认真调查研究，以客观事实为依据，配合搞好采访活动。
六、对于拒不出示证件或经核实身份不符者，学院不予接待，并运用法律手段进行维权。
【十二】《院长办公室报刊阅览管理办法》 院长办公室报刊阅览遵循及时、高效、广泛利用的原则。
一、收发室在收到报刊后要第一时间送到党政办公室。
二、党政办公室每天早晨必须将报刊及时放到院长办公室。
三、院长阅完之后，一般为第二天一早要及时将报刊拿到阅览室供广大师生阅览用，院长出差等特殊情况时间顺延。月刊、季刊等期刊待院长阅完之后，再拿到阅览室。
四、同一报刊多份的，只需将一份放院长办公室阅览，其余各份由图书馆直接拿到阅览室。
五、各类期刊阅览室必须与党政办公室交接签收，阅览室要保证期刊发挥阅览作用，不得丢失或做它用。
六、阅览室负责过期报刊的存档和处理。
【十三】《关于对外参加会议及时汇报的规定》 为加强学院对外参加会议的管理，更好的领会和传达会议精神并落实好会议的相关要求，出台以下规定：
一、学院各有关单位必须按时认真参加学院指派的各种对外会议。
二、参加会议人员要认真做好会议记录，具体包括：
（一）召开会议的时间、地点；
（二）会议主持人及与会人员；
（三）会议议程；
（四）会议主题；
（五）各发言人的发言要点和提出的问题；
（六）相关问题的解决方案或要求；
（七）根据会议的要求和本学院实际，应当记录的其他内容。
三、会议结束，当天，最晚第二天将会议内容进行整理，并向院长汇报。
四、会议的相关材料要进行存档。
【十四】《院长办公室卫生清扫项目及标准》 一、党政办公室人员必须每天清扫院长办公室卫生。
二、清扫项目具体包括：
（一）拖地；
（二）擦桌子、擦沙发及橱柜面；
（三）倒垃圾；
（四）给院长沏茶水；
（五）将收发室送来的报刊、信件放到院长办公桌；
（六）将院长阅完放到茶几的报刊及时取回；
（七）定期给院长办公室的花草树木浇水；
（八）来客人时及时给沏茶，客人走后及时将纸杯等清理。
（九）办公室玻璃由物业中心负责，定期擦拭，保持干净。
三、要求 （一）卫生清扫要认真细致，力争一尘不染；
（二）每天早晨 8：00 前要将卫生清扫完毕；
周末院长到办公室后，值班人员要第一时间过去清扫卫生；
（三）除每天进行卫生清扫外，每周三下午进行一次大扫除；
（四）院长办公室内花草树木的管理要听从学院绿化科的指导。
【十五】《信息工作流程及相关要求》 一、来源 (一)教育部、教育厅、教育局及相关官方网站；
（二）信件；
（三）邮箱文件；
（四）电话或传真；
（五）其他。
二、流程 收到信息→信息筛选→请示院长→转相关部门或个人处理→ 落实完成情况汇报院长→相关材料存档。
三、要求 （一）党政办机要秘书必须每天至少查看 2 次邮箱及金宏网（上午下午至少各查看一次）；
每天至少浏览一次山东省教育厅和青岛市教育局网站。
（二）信息筛选以与学院相关为原则。
（三）收到信息后要在第一时间向院长请示，院长批示后第一时间转给相关职能部门或个人并做好登记，要写明完成时限，完成时限要比信息所要求的完成时限至少早一天。
- 34 - （四）在完成时限的前一天，电话催问处理情况并及时回复。
（五）处理完毕的材料向院长汇报后存档。
【十六】《文件起草发文工作流程》 一、形式 （一）学院红头文件；
（二）党政办红头文件；
（三）党字红头；
（四）集团红头；
（五）招生考试院红头。
二、 程序 （一）学院红头文件 起草初稿或部门提报初稿→初步审核→办公室负责人审核→ 院长审核、签发→机要秘书发文。
（二）党政办红头文件 起草初稿或部门提报初稿→初步审核→办公室负责人审核→ 党委书记审核→院长审核→党委书记签发→机要秘书发文。
（三）党字文件 起草初稿或部门提报初稿→初步审核→党委书记审核→ 院长审核→党委书记签发→机要秘书发文。
（四）集团文件 起草初稿或部门提报初稿→初步审核→集团负责人审核→ 院长审核→机要秘书发文。
（五）招生考试院文件 起草初稿或部门提报初稿→初步审核→招生考试院院长审核→ 院长审核→招生考试院院长签发→机要秘书发文。
【十七】《接办电话工作流程》 一、接到上级电话通知 （一）问清对方的姓名、单位、职务、联系方式等；
（二）详细记录通知事项（包括时间、地点、人员、内容等）；
（三）及时向院长汇报；
（四）根据院长指示落实通知内容。
二、接到学院领导交办任务的电话 （一）准确记录好任务内容、相关要求等；
（二）根据指示迅速抓好落实；
（三）办结后将办理结果及时告知相关领导。
三、 接到找领导的电话 （一）问清对方的姓名、单位、与领导的关系、是否预约等情况；
（二）如果领导在办公室，先请对方稍等，征求有关领导意见后处理；
（三）如果领导不在，应问清楚对方找领导有什么事以及对方号码，事后及时向领导汇报，并根据领导安排做好相应处理。
四、 接到咨询的电话 （一）问清对方姓名、单位及情况；
（二）详细询问对方咨询的问题；
（三）能给予答复的可立即给予答复；
（四）自己不熟悉情况的积极联系有关同志帮助解答；
（五）需要其他部门、单位解答的，主动向其提供联系方式；
（六）重要问题及时向有关领导汇报。
五、注意事项 （一）无特殊情况，办公室电话响两声后必须接听；
（二）接听电话时，先说“你好，党政办”；
（三）语气必须温和，记录必须详细；
（四）来访人员询问院长及有关领导的联系方式，原则上只提供领导的办公室电话，不提供手机号码；
（五）上级询问学院有关人员的电话，原则上通知相关人员主动回复上级领导电话。
【十八】《接待来访人员工作流程》 一、接待找院长的人员 （一）问清来人的单位及身份；
（二）热情接待、给客人沏茶；
（三）报告院长；
（四）院长决定接见来人时，要引导客人到院长办公室，沏茶后离开；
（五）院长不在或因故不能接见来人时，可询问客人是否有事需要转达，如有则详细做好记录，以便及时转达院长；
（六）准备恰当的理由请客人改日再来，或先预约好再来。
二、接待上级领导检查指导工作 （一）提前联系是否需要去接领导，并提前准备好水果、茶水、桌签等；
（二）领导到来时在楼下迎接，将领导引导到会议室或接待室；
（三）接待领导期间做好服务工作。
【十九】《关于学院处罚管理办法的决定》 为了严肃纪律，规范管理，防止各项处罚留于表面、达不到预期的警示效果，特制定对于事实确凿、责任明晰的处罚的管理办法 一、凡经院领导批示的处罚文件，处理部门将处罚文件复印件交党政办存档、人事处备案；
涉及绩效的处罚文件由党政办存档、人事处和督导处共同备案。
二、每月工资表制作时，党政办将当月处罚记录与人事处、督导处核对，人事处在工资中明确体现。
- 36 - 三、每月核发工资前，党政办将与人事处进行再次核对，落实处罚情况。
【二十】《文件资料传阅的制度规定》 为加强学习，与时俱进，及时把握和了解上级和其他单位的各种文件精神和先进经验，现制定文件资料传阅制度，要求学院各级相关领导按制度传阅文件资料，深入学习，领会精神，并达到学习先进理论和经验的效果。
具体传阅流程如下：
一、需要传阅的文件或资料党政办公室主任通过钉钉审批，并规定需要传阅的部门或个人；
二、如有纸质文件，由党政办制定传阅单，并将文件或资料传给第一个部门或个人；
三、相关部门或个人依次按时传阅后，由主管领导签字或个人审批，有所感悟者，可将读后感附在文件后一并传阅；
四、最后一个传阅的部门阅读后，请将文件或资料及签好字的传阅单归还党政办存档；
五、党政办向院长或相关领导汇报传阅情况。
附件：求实学院文件资料传阅单 领导批示: 标题：
文件类型：
共 页 转送时间：
传阅时限：
传阅单位或个人签字 传阅时间 传阅情况：
存档人：
存档时间：
【二十一】《党政办各岗位职责》 一、党政办公室工作职责 党政办公室是协助学院、党委处理日常公务的综合办事机构。其主要职责是：
（一）负责组织安排学院、党委的各种会议、重要活动的接待和日程安排等工作以及学院会议室、接待室的使用和管理工作；
负责院长办公室内务整理工作。
（二）承担学院、党委工作计划、总结、报告、决议等重要文件的起草工作；
审核修订各部门以学院、党委和党政办公室名义起草的文稿；
组织拟定全校性规章制度。
（三）根据学院、党委意图和要求，深入基层，调查研究，汇编资料，提交报告，反映重大问题；
参与学院、党委有关重大问题的讨论，受学院和党委委托提出建议；
组织开展政策研究，为学院、党委决策提供依据和咨询意见。
（四）了解和掌握全院重要工作信息；
及时向学院、党委和上级有关部门报告重大情况。
（五）负责上级行政公文的编号、登记、保管、传阅、催办及归档、清退等工作；
负责学院内部请示的编号、登记、传阅、督查、存档等工作。
（六）根据有关规定，负责对全院重要会议决策、决定事项，提出的工作任务及措施、要求等进行督查；
负责对上级重要来文或以学院名义下发的重要文件所涉及的工作进行督查。
（七）负责学院印章及介绍信的管理和使用，负责制发党政系统印章并检查使用情况。
（八）负责学院综合档案的建设管理工作。
（九）负责接待和处理学院内外行政方面的法律、信访工作。
（十）做好对学院各部门...
党政办公室工作制度合集
办公室工作制度
行政办公室管理制度
党政办公室年度工作计划
党政办公室年度总结