SzCo以
苏州生活新门户
公司文件管理制度
:总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的 指导作用，特制定本制度。
二：文件管理程序
1.文件分类
公司主要文件分为一下五类：公司制度；公告和通知；工作流程，指导，规 范；工作表单；合同。
2.文件编号
部门（BM
总办
人事
行政
以此类推。。。
BM
ZB
HR
XZ
,,
2.1各种文件编码原则：
2.1.1定义
版本号：下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
TOC \o "1-5" \h \z 起草版本的编号为0.1,0.2, 0.3, ..., 0.10 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1,0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2... 1.10 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.0 , 2.1,2.2 等。
流水号：
合同的流水号：根据所在年份以及月份编，后两位从 01开始，例如2011年8
月的第八分合同：110808 其他文件的流水号：从001开始，001.002.003,,每年的 1月1日自动归零。
2.1.2文件编码示例样板
1.公司规章制度:
L公告和通知
3.工作流程
指导
规范
电公司表格;
5.合同
SzU敬
苏州生活新门户
LZHSS-BM-AAAA/xx
版本号
流水号
LZ-RR-AAAA
*流水号
面向公司代码
?公司商谒
LZHSWT-BM-AAAA/XX
I I I 版本号
流水号
I 公司各部门编号
I 公司作业指导书
?公司简码
SK-GFORM-BM-AAAAAx
I I本号
水号
' 公司各部门编号
公司作业指导书
公司筒仍
LZ-LX-BM-AAAA/7K
I ?版本号
流水号
司各部门编号
合同类型
?公司简码
注解：合同主要有以下几种类型：
A-广告合同 C- 合作协议
SzJ以
苏州生活新门P 编号：LZ-RR-1115
D-装修合同 H- 劳动合同
。-其它合同 P- 采购合同
R-租赁合同 S- 销售合同
示例： 家居部门的2011年9月份签订的第一个合作协议
LZ-C-JJ-110901/1.0
三：文件格式
包括贞眉贞脚以及编号，标题，正文，落款等
3.1公告通知等文件固定格式，如下图:
苏州罪活斯门户 腕号：2
标题事例（黑体二号，加粗）
副标题（黑体四号，不加相）Z
标题和正文之问空一行“
1 TK标题（黑休, 四号，加料）/
1. 2二级标题（家体，四号，不加粗），
1-1-2三勰标题C宋体，小四号，不加怛"
2主住部分W宋件,小四号，不如粗）4
莉款小四号,扪超〉*
* 44年 k 月*日-
苏楚苗建解第科技有巡公司〔养体小四斜体居中）2
WfW ssr.
3.2公司规章制度固定格式，如下图
立件名你3
jtn^ 弓
卸俸曰期，
*>
眼4
副厅丁部门『
制定人L
生勰闩期
卢
审核人?，
招:濮人,，
I —级瑚饱 〈黑侔， 四 0 为口相J c I 行维-行，（5g□仔，,
1. 2 一颁■^题C宋t二-四号?不古口粒）-
±. 1. 2 三锻标趣f末七4 小四号、 不加相.】-
2 主住都好（:宋■体.小四号.不如粗〉-
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苏州生活.浙门户
雨^文?件蹄改i己至，
原立拜编== 3^2；件编f -■
版亦号= 修订供恣：-渠加次惨订
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Q
4-h
四：公司文件发文流程
4.1定义
4.1.1文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。根据级别分 管起草。
4.1.2文件审核：公司级文件由相关分管领导审核；部门级文件由部门分工负 责人审核。
4.1.3文件批准：公司级文件由总经理批准；部门内文件由分管负责人批准。
4.2不同文件发文流程：
4.2.1制度类文件审核发文流程：
4.2.1.1制定：制度类文件由部门负责人安排相关人员拟定文件的讨论稿， 讨论稿需包含一下要素：制定目的，实施范围与对象，操作流程，监督执行，相 关责任等内容。
4.2.1.2审核：拟定人将讨论稿 Email至分管负责人审核，并由行政部门统 一按照本《文件管理制度》标准来修改格式，统一编号保存电子档。
批准：面向公司的一些制度类纸质文件经副总经理审核后交与总经 理批准会签，再返回到行政部门加盖印章，由行政部发放文号并建档管理。
发文，收文：所有制度将通过以下三种形式公布出去：邮件，公司 内部论坛，张贴至公告栏。两周后由行政部门回收纸质文档进行统一分类管理。
4.2.2其他通知类及决定类文件审核发文流程：由各部门负责人自行制定后并 Email至分管部门进行审核以及行政部门统一编号规范格式并保存电子档， 然后
Email至拟稿人并交与已盖好印章审核通过的文件。
备注：如果出现要修订改版，所有发文流程都和以上相同。
S成必
苏州生活新门户 编号：LZ-RR-1115
附：为确保办公室公文发布管理，提高发文的准确性，是发文工作程序化，制度 化，特编制此流程图
拟稿
部门负责人审核
行政部门规范编制并存电子档
合同管理制度
1范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3定义、符号、缩F略语
4职责
总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
合同管理部门履行以下职责:
建立健全合同管理办法并逐步完善规范;
参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;
审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保） ，检查合同的履行情况;
保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;
建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;
组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;
在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,
工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:
在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”
签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。
重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案;
对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;
工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度
1范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3定义、符号、缩■略语
4职责
总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责:
建立健全合同管理办法并逐步完善规范;
参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;
审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保） ，检查合同的履行情况;
保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;
建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;
组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;
在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,
工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”
签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。
重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案;
对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;
工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责