浙江东星电动车科技有限公司
《供应商管理制度》
目的为选择最佳的供应商,实现零部件采购的最佳性价比,提升产品竞争力;同时,建立与合格供应商之间友好、长期、互惠、共同发展的配套关系,特制定本管理制度,以规范从供应商考察、选择、关系建立、分类管理,到采购计划的执行和品质提升等;
适用范围
适用于为公司供应的零部件制造商、分供方、外协等配套单位或个人;
职责分工
分管生产配套的总经理助理对供应商管理负责,为第一责任人为,第二责任为采购部经理,第三责任为技术研发部;
采购部负责牵头,组织质检部、技术研发部共同参与供应商考察和选点,批量生产采购计划的下达和合同签订,零部件的催货协调,以及零部件质量整改协调等;
技术研发部:负责新产品、或零部件样品采购计划落实,技术质量协议的签订,开发协议签订,未批量新产品零部件质量整改协调等;
核价部门:负责零部件或模具成本估价和核算(公司未设核价部门则委托集团核价部门负责);
管理要求
A、供应商考察和选点
1、同时符合以下条件的视为合格供应商:
1)具备基本的法人资格;
2)有固定的厂房、设备等生产设施;
3)具备合法的生产资质;
4)具有必备的试验、检验设备和检验规程;
5)具有ISO9000等内部质量控制体系;
6)法人代表无任何重大法律纠纷、违法犯罪记录、民间或银行不良资信记录;
7)同类产品无重大品质投诉记录。
2、同时符合以下条件的视为优秀供应商:
1)具备合格供应商的7项基本条件,同时还具备以下5项条件;
2)有良好的市场反映和口碑;
3)为同行业主要品牌和竞争对手配套,且记录良好;
4)交货准时率、诚信度较高;
5)产品性价比高,产品价格在业内有较强竞争力。
6)与本公司在产品开发、交货、质量改善等方面配合度较好。
3、供应商的选择应具备“合格供应商”的基本条件,不得将不符合条件的供应商列入公司合格供应商名录;
4、供应商的考察由采购部牵头,技术和质量等部门共同参与;
5、考察完毕后,拟列入合格供应商名录,须填写《合格供应商登记表》由采购部编制、技术研发部会签、主管生产配套总经理助理审核后,报总经理批准,即可列入公司合格供应商名录;
6、采购部应建立供应商档案,1个供应商1份档案。包括《合格供应商登记表》、《营业执照》等资料;
7、供应商档案中,每个供应商都有1个供应商代码,供应商信息库作为公司重要机密信息,任何人不得随意向外界泄露;
B、技术质量协议的签订
1、为确保公司利益,且避免重大质量索赔问题,针对关键零部件或设备仪器等采购,公司必须与供应商签订《技术质量协议》,具体指以下零件(但不限于):
1)影响产品品质或安全性的关键零部件:如车架、电池、控制器、充电器、电机、变速系统、减震器等
2)价值较高的零部件
3)生产、检测、试验等仪器设备等
2、技术质量协议签订:
1)零部件技术质量协议:由技术研发部负责,采购部协助,技术研发副总签署协议;
2)设备仪器质量协议:由设备管理部门负责,负责生产配套的总经理助理签署;
3、技术质量协议:必须明确产品或零部件质量验收标准,质保条款和出现质量问题的违约责任承担等内容;
4、签署的《技术质量协议》,统一归存公司资料员保管;
5、对于上述的关键零部件采购,程序上,技术研发部必须先与供应商签署《技术质量协议》后,采购部方可向供应商下达采购计划和签署采购协议;
6、违反规定,向按规定应签署而未签署《技术质量协议》,就下达采购计划的,将追究采购部门负责人的责任;
7、对于部分零部件,按规定应签署《技术质量协议》,但因供应商不予配合或其他原因而无法签署的,应书面上报公司副总审核、总经理批准后,可方可采购,视为特采;
估价核价
1、因不少零件为自行车标准零件,因此原则上对于向现有供应商体系采购标准零部件的,可无须事先核价,但以下零件在采购或投模具前必须事先估价核价:
1)公司自己设计须投模具开发的零部件、及模具费;
2)虽为标准零配件,但单价金额较高的零部件;
2、核价:由采购部门委托集团核价部门核价;在定价定合同时必须附上核价部门的核价单方可;
3、重要的、量大的关键零部件,以及仪器设备应采用招投标的方式竞价,寻找最佳性价比的供应商;
4、若高于核价部门核价采购的,视为特采;
特采
出现任一以下情况的,属于特殊采购,简称为“特采”:
1)100%预付货款、后发货的;
2)向非合格供应商名录的供应商采购的;
3)高于核价部门核价 %以上的;
特采审批权限:
申请部门填写《采购计划单》,属特采的,在采购计划单中注明“特采”字样;
属特采的,由主管生产配套的总经理助理签字审核后,总经理批准;(非特采的,总经理助理批准即可)
用于新品开发样品样件(10pcs以内),不属于特采范围;
供应商分类管理
公司对所有进入合格供应商名录的供应商,采用分类管理;
分类:将供应商分为5级,具体方法参见小表:
分类管理的目的:对供应商队伍总体情况做了解;建立等级制度,尽量提高银质以上供应商的比重,尽量淘汰铁质供应商;针对不同级别供应商,在付款和采购分割比例等方面给予不同待遇;
公司供应商管理努力目标:铂金供应商占20-30%,银质以上供应商占50-60%;
新的供应商,完成考察后,考察人员给出评分,确定该供应商级别;现有供应商若无法评估的,统一确定在铜质一级;每年重新评估一次,并做级别调整;
当供应商评分低于30分即银质级别以下时,应取消供应商资格,停止向其采购,重新寻找新的供应商替代。
公司规定:同类或同个产品,至少应该选择2家以上合格供应商,以体现竞争且有备选。
付款和扣款
1、原则上,财务部须凭采购部门提供的:技术质量协议、采购计划单、送货单、检验单和入库单匹配后方可付款;未按规定提供审批单据或入库单据的,财务部应不予安排付款;
2、付款条款:原则上,所有零部件的采购,应遵循:下单-生产发货-收货合格-入库手续-付款;
3、若须先付款后发货的,视为特采,须公司总经理批准;
4、发票:公司零部件等物资采购,必须由卖方或供方开具增值税发票;
5、扣款:
A). 发生以下情况,可采取扣款方式:
a.实际验收入库数量与发货数量不符的;
b.产品检验发现有质量问题的(性能、外观或包装等);
c.交货严重延误,造成公司生产计划延误的;
B) 扣款比例:
1)出现a,b情况时,按实际短缺和有质量问题的数量扣罚;
2)出现c情况时,按照采购货物金额的10%-30%不等,视实际影响进行扣罚;
C) 扣款的执行:
1)a.b情况,根据实际入库情况自动扣款;
2)c情况时,采购部提出扣罚决定,生产部会签,主管生产配套总经理助理审核,总经理批准,财务扣罚;
3)须扣罚款时,采购部将扣罚情况通知配套单位;
D) 若须扣款但货款已经全部支付的情况,对于a,b情况的,由采购部向供应商提出退款要求;对于c情况,也应提出扣款要求,在未来采购计划中扣除;
G、供应商资格取消和更换
1、供应商发生以下任一情况时,应取消其供应商资格:
1)给我司所供零件存在重大或批量性质量问题;
2)已倒闭或存在倒闭风险,或有法律诉讼
3)严重违反合同规定,或出现严重的信用危机;
4)供应商等级评估低于5级铜级
5)交货准时率非常低或配合度极差(低于50%)
2、供应商资格被取消的,应:
1)立即停止向其下达新的采购计划;
2)有往来应付或扣款的,应上报主管领导往来账处理意见;
3)因重大品质问题导致资格取消的,应核查库存件的品质问题,未付款的,暂不予支付货款;
3、取消供应商资格的审批权限:
1)技术研发部、配套部、生产部任何一部门均可提出撤销某一供应商资格的申请;
2)提出撤销申请时,应提交书面报告,写清楚撤销的理由;
3)由提交申请的部门主管签字,负责生产配套的总经理助力审核,负责技术质量的副总经理会签,报总经理批准即可撤销该供应商的配套资格;
4)若出现取消供应商资格条件第2点的,其配套资格自动取消,无需书面申请;
5)取消供应商资格的,2年内不得再进入公司配套体系;
H、新配套资源或新零件入围审查
1、以下情况,须对拟进入公司配套体系的供应商或拟使用的新的零部件进行审查,审查通过后进入公司的SMS配套系统,方可正式采购使用:
1)供应商自己推荐上门,拟与公司建立配套关系;
2)采购部或其他部门其他途径,获得新的供应商资源;
3)从现有供应商或新供应商处,获得新的零部件拟采用的;
2、审查程序:
1)无论任何渠道获得的供应商资源或零部件资源,均由采购部提出审查申请,填写《供应商审查申请表》;
2)《审查申请表》必须填写完整的供应商信息,报分管生产配套的总经理助理审核,审核通过后,由采购部组织相关部门(技术、质检等)对供应商进行考察,考察意见填入表中审查意见一栏,相关的考察人员会签后,报总经理批准,正式进入公司配套体系;
3)考虑到实际情况,为简化手续,对于在业内有一定知名度的配套单位,经分管配套的总经理助理和技术质量的副总经理同时签字后,可以暂时不对该供应商进行考察,先纳入公司的配套体系,但在《审查申请表》上应注明,未考察字样;
4)经过审查或免于审查的,即进入公司的配套体系;由采购部将该供应商信息录入公司的SMS供应商管理系统,以便未来启动采购程序;
5)进入公司配套体系后,该供应商即可进行送样;送样到正式采用须经过技术质量审查和价格审查。
6)技术质量审查,由采购部门填写《新样品审查单》,送技术部门进行技术质量确认,若技术确认合格可用,则技术部门在技术审查栏上填上审查意见,分管技术研发副总批准后,进入价格审查程序;
7)价格审查由分管生产配套的总助负责,价格比现有采购价格有优势的,或者同等价格品质外观各项性能优于现有零件的,方可通过审查,签字后报总经理批准,即可使用;
8)经过技术质量和价格审查的产品信息,由采购部门按程序要求录入SMS系统,技术给码后正式进入公司的零部件产品库,即可下单采购;
五、采购部门工作人员“五不准”和“五必须”
“五不准”:
1. 不准泄露公司任何配套信息!
2. 不准收受供应商回扣或贿赂或索贿!
3. 不准任何有损公司利益的行为!
4. 不准无辜刁难和扣罚供应商!
5. 不准与供应商发生任何直接或间接的利益往来!
“五提倡”:
必须与供应商建立长期稳定、平等发展的合作关系;
必须定期拜访和回访重要供应商;
供应商来访时必须做好友好接待;
必须确保交货准时率;
出现配套价格、质量、信用等问题必须及时汇报;
六、涉及表单
1. 《合格供应商登记表》
2. 《采购计划单(特采)》
3. 《供应商扣款或处罚通知单》
4. 《核价委托单》
5. 《技术质量协议》
6. 《供应商资格审查表》
7. 《零部件送样审查表》
七、附: 供应商编码规则
举例:S0001-ZJ
* S: Supplier首字母,代表供应商
* 0001: 4位阿拉伯数字代表流水号,依次类推,具唯一性
* ZJ: 供应商所在地,“浙江”
八、其他