采购管理制度
(含库房流程)
1、采购业务流程：
2、流程释义
采购分三个环节，申购环节，采购环节，储存保管领用环节。
申购环节，分日常申购和零星、大宗固定资产采购申请
日常申购，指厨房各档口营业结束时根据当时点的厨房二级库库存情况及第二天的客餐预订情况，客房入住情况填的申购单，吧台酒水申购单，客房房间标准配置耗用品申购单，客房按最低库存管理制度需要补货的申购单，这类申购不受上面采购流程限制，申购单有部门负责人签字后即可交采购部进行下单要货要求。这类货物到达酒店，通知使用部门，库房进行联合验收，采用直拨手续，使用部门负责人，收货员均需要在入库单，供应商送货单上签字。
1)、生鲜原材料类（包括：蔬菜、肉类、禽副产品、半成品、海河鲜类<包养部份除外>）由后厨专人填写三联《申购单》并经厨师长审核签字。红单交采购部门分类通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证，蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账，白单由后厨各部门验货后存档。
2)、水果类
由吧台填写三联《申购单》并经楼面经理以上人员审核签字。红单交采购部通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证。蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。白单由吧台留底。
3)、需有最低量库存的“干杂”、“调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”、“低值易耗品类”、“物料用品”由库房视其库存量填写三联《申购单》经物料部经理以上人员审核签字，红单交采购部门通知供货商供货或自行购买。蓝单交库房作为验货依据，采购人员报帐时需将《申购单》附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。白单由库房记帐存档。
大宗固定资产采购，主要指大批量的采购，如棉织品，餐具，厨具，家具等批量采购，以及单位价值高的固定资产采购，机器设备，车辆，电视，电脑等采购。这部分申购须按照上述流程执行，部门负责人签完申购单交库房，库房初审申购物品有无库存，初审后交财务。财务根据申购部门申购物品审核有无预算，有无公司高级管理层特批的文件，签署后交采购。采购根据申购单进行市场询价及商家选择，至少选择三家以上商家，取得他们的报价及商品信息后，组织管理层进行会议决定，以会议决定作为这类采购的依据，如果是专业性类申购物品还需要专业人员提供专业协助。
高档原材料类（鱼翅、燕窝、鲍鱼、鱼肚、刺参等），因品质和价格差异很大，这类食材识别专业性较强，对其供应商选择应当由采购部组织酒店管理层会议决定。
其他零星采购由部门负责人签字后，交库房初审后交酒店总经理级签字即可进行采购。
采购完成后，申购部门及时到库房办理领用手续，财务根据采购类型做好会计核算。
宴会客人需由酒楼代购酒水时，由业务接洽部门在收取客人所购酒水总金额30%以上定金后申购。
供应商选择需注意，货比三家，质优价廉，提供相关的资质证明，有一定实力，信誉度高，供货积极。
①、市场调查
②、采购人员与供货商洽谈（对方提供初次报价）
、初步选定3家以上供货商按酒楼要求送样试用
、物料经理以上人员与送样供货商洽谈（对方提供第二次报价）
、在保证酒楼菜品质量前提下选择报价低且有一定实力的供货商
、签定合同（明确双方责权利及付款方式，合同原件财务存档）
⑦、正式送货
3、基本申购期及基本库存量
1）、生鲜原材料类
原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量为1—2天，由厨房掌握。
2）、水果类
原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量1—2天。
3）、“干杂、调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”
4）、常用低值易耗品、物料用品类
每半月申购一次，基本库存量为半月。
5）、高档原材料
原则上每月申购一次；根据经营状况，特殊情况除外。
4、物料市场调查、核价制度
1）、供货商送货部份
原材料分类定期进行市场调查，每月28日前期完成，并依据市调结果核定下月供货价格：
本地时令蔬菜类、海鲜类、水果类：每月13日及29日前完整市调1—2次，上半月15日及下半月28日各核定执行价格一次；
干杂、调味品类：每月28日不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次；
肉副、禽副产品类：每月26日前不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次，执行价格表后附价格市调表；
烟、酒水类：每半年市调1—2次，常规依据合同执行价，如遇厂家价格调整，以供货商提供相关函件为依据进行调整。
2）、原材料每次市调至少在1个以上的大中型市场，市调结果以书面形式上报主管副总（需注明本次市调的时间、地点、市调人员姓名），主管副总参照市调价格抽查其真实性后，依据酒楼所定质量标准进行分析、测算后核定执行价格再上报分管总经理，经总经理审核后报财财务、采购、库房执行。
市调人员由采购部、库房、后厨、财务分别派1人以上组成。询价报告表样如下（注意：价格执行表后附价格市调表）：
市场名称： 时间： _年 _月 _日
品种 产地 规格 计量单位 询价价 执行价 质量要求 询价人员：
4、验收入库程序
验收要求：
1)、根据各类物品《申购单》列明的品名、数量及相关质量标准进行验收；
2、由采购、库房、使用部门、进行三部门同参与验收；3）、水果类海、河鲜类生鲜原材料类K3系统中录入《直拔单》于当日经库管员、指定验货人员及供货商签字后，第一联（白单）由库管员留存，第二联（红单）返供货商作为结帐的依据，第三联（蓝单）由库房人员于第二天14:00前与《申购单》一起交财务部门。
K3系统中录入《单》，第一联（白单）由库管员留存，第二联（红单）返供货商作为结帐的依据，第三联（蓝单）由库房人员于第二天14:00前与《申购单》一起交财务部门。库房每日上午将上一天的《入库单》按供应商汇总交至财务部，财务部对单据的手续是否完备，是否符合公司的物料、财务管理制度进行审核，审核后在财务系统中根据凭证模板完成相关财务凭证。、赠品的管理：入库、出库的管理流程同其他流程一样，K3库存管理系统时，赠品单价
6）、采购退回以及领料退回
酒规定到货时间，对验收不合格的或未送达部分，供货商或采购人员必须于当日上午11：30前将货品。
、对午市后因经营状况需补充的物料，需于14：00左右统计后填写《申购单》交采购部（申购程序不变），采购应即时通知供货商，对个别供货商不能送达的物品需采购进行自行采买，以上补货时间需下午16：30以前送达，对超过该时段申购或未申购完全而造成的后果由使用部门自行负责，对已申购但未按时负责。验收香烟时，除对数量，品种清楚的同时，还要查清是否有供货商所做的记号验收酒类时，所有洋酒则要检验供货商的防伪标签是否齐全和完整，同时每瓶贴上的防伪标签，并在标签使用明细表上做好记录，名贵白酒需要在名贵酒水批号及生产日期记录本上作好登记啤酒饮料类则更要注意其保质期验收食品及调料类时，首先注意保质期，然后抽查部份核对，同时查看外观是否有异样。
1)、各部门领料人工整填写两联《领料单》上的各项内容后，楼面由本部门经理以上人员签字审核确认、后厨由厨师长以上人员签字审核确认。
《领料单》一式两联，白单由库房作为记帐原始凭证，蓝单附在《出库单》的财务联后转交财务部门。
、库房根据签字完善后的《领料单》在K3系统中填写三联《出库单》，并由领料人及发料人在《出库单》上签字，《出库单》红单交使用部门，蓝单转财务入帐，白单由库房存档。
、同一张领料单在当天未领完时，下次可依据该张领料单领用未领的物料，
注意：如临近月底，该张领料单还有未发完货物的，库房就一发货进行处理，未发货的划去由领用重开领料单。
仕和印象酒店有限责任公司 ZD/SH/CW-003.1-2013
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日常采购
采购部
签批
库房初审
申购
部门申购
采购
领用
使用部门
大宗固定资产采购，需董事长，总经理级，财务参与商家，价格等审定
完成采购和领用，数据传递到财务，财务根据不同采购做好核算
财务审核